Insight Talenta

Cara Membuat Kebijakan Sistem Absensi yang Efektif untuk Karyawan

Tahukah Anda bahwa setiap satu bulan, 1 dari 4 karyawan mengalami telat masuk kerja? Seketika, hal ini tentu menjadi pertanyaan bagaimana cara membuat kebijakan sistem absensi pegawai yang efektif?

Apakah manual menggunakan ceklok absen, atau amano absensi hingga yang berbasis online seperti aplikasi Android atau iOS.

Namun ketidakhadiran atau absensi karyawan tidak melulu bukan karena disebabkan oleh ketidakdisiplinan. Ada hal yang tidak sengaja atau di luar ekspektasi. Sakit misalnya.

Atas dasar hal tersebut, mau tidak mau Anda dituntut untuk memikirkan cara membuat kebijakan absensi yang berkeadilan atas kondisi sengaja dan tidak sengaja tersebut.

Misalnya, Anda harus mengidentifikasi dan menetapkan konsekuensi terhadap dua kondisi berbeda seperti karyawan yang telat 5 menit dengan karyawan yang telat 30 menit.

Tidak sedikit pula karyawan yang meninggalkan perusahaan karena kebijakan dari sistem absen kehadiran kerja karyawan dirasa kurang transparan dan berkeadilan. Bahkan seperti kasus contoh di atas tadi.

Ingat, bahwa apa pun bentuk ketidakhadiran karyawan baik yang disengaja dan tidak sengaja akan sangat berpengaruh pada bottom line perusahaan Anda.

Lantas, bagaimana cara membuat kebijakan absensi yang efektif dan berkeadilan?

Tentang Sistem Absensi

Kebijakan sistem absensi atau kehadiran karyawan itu sendiri adalah seperangkat aturan, alur, atau keputusan terdokumentasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Adanya kebijakan absensi atau kehadiran karyawan dilakukan untuk menekan angka ketidakhadiran karyawan dengan cara menetapkan ekspektasi kerja yang jelas dan konsisten pada karyawan.

Ekspektasi yang dimaksud adalah keseluruhan bagaimana perusahaan Anda bekerja sehingga karyawan bisa menyesuaikan dan menyelaraskan diri dengan cara kerja perusahaan tersebut.

Mungkin bagi perusahaan besar yang memiliki divisi SDM secara formal, kebijakan sistem absensi bukanlah perkara yang berat.

Namun bagaimana jika usaha kecil, mikro, atau menengah yang beberapa kali ditemukan tidak memiliki divisi Sumber Daya Manusia yang mumpuni? Jawabannya sederhana, “Work by its responsibility”.

Padahal jika perusahaan Mereka sudah berkembang dari mikro ke kecil, kecil ke menengah, atau menengah ke besar, perkara presensi bukan lagi hanya sekedar karyawan menjalankan kewajibannya.

Dengan bertambahnya karyawan, fungsi pekerjaan, dan biaya yang dikeluarkan untuk SDM membuat Anda harus memikirkan cara membuat sistem absensi yang efektif dan berkeadilan.

Sebagai petunjuk sederhana, berikut penjelasan dan tips cara membuat kebijakan sistem absen mandiri yang efektif.

Baca Juga : Cara Membuat Absensi Atau Absen Karyawan dengan Excel Otomatis

5 Cara Membuat Kebijakan Sistem Absensi yang Efektif

Bagaimana cara membuat kebijakan sistem absensi yang efektif? Anda bisa manfaatkan sistem absensi karyawan online berbasis Android.

1. Mulai dari Budaya Kerja

Anda tidak bisa menanam tanaman yang bisa tumbuh di tanah basah jika tanah yang Anda miliki masih kering. Begitu juga dengan budaya kerja.

Cara membuat, membangun dan menerapkan kebijakan baru termasuk dalam hal absensi tidak dapat dilakukan dalam semalam.

Mungkin saat ini karyawan Anda sudah terbiasa dengan kebijakan usang yang telah Anda terapkan. Misalnya, perilaku suka datang terlambat atau lupa mencatat waktu masuk.

Betul, kebiasaan atau perilaku karyawan terhadap absensi termasuk ke dalam budaya kerja.

Sehingga, dalam membuat kebijakan sistem absensi perusahaan diperlukan cara yang paling dasar, yaitu budaya kerja.

Tidak peduli seberapa besar perusahaan Anda, cara perusahaan dan karyawan berinteraksi satu sama lain akan membentuk budaya kerja.

Interaksi yang dimaksud seperti pemahaman nilai, norma, sistem, bahasa, keyakinan, dan kebiasaan.

Misalnya, budaya kerja yang kelewat membebaskan atau membatasi karyawan cenderung menciptakan lingkungan kerja yang tidak sehat.

Cara untuk membuat kebijakan absensi yang dimulai dari budaya kerja adalah kebijakan tersebut tidak hanya berpihak kepada manajemen, namun juga seluruh karyawan.

Diskusikan dengan manajer divisi atau karyawan secara individu tentang apa harapan mereka, apa yang menjadi kendala, dan apa kebutuhan mereka terkait kehadiran mereka di perusahaan.

Misal, kebijakan yang terlalu restriktif akan cenderung mengganggu karyawan yang memang kesulitan untuk datang tepat waktu atau hadir secara penuh karena alasan keluarga.

Kebijakan yang terlalu bias juga bisa menimbulkan rasa iri. Misalnya saja, penerapan kebijakan sistem shift kerja yang lebih panjang untuk karywan yang bekerja di malam hari.

Ingat, karyawan itu unik yang memiliki fungsi pekerjaan, watak, dan latar belakang masalah yang berbeda. Maka dari itu, penting untuk memahami budaya kerja sebelum membuat sistem absensi yang sesuai bagi perusahaan Anda.

Baca Juga : Cara Ampuh & Murah Ciptakan Lingkungan Kerja yang Sehat

2. Buat Kebijakan Absen yang Jelas dan Mudah Dipahami Karyawan

Banyak beberapa kasus absensi di perusahaan terutama pada usaha kecil dan menengah yang hanya mengakomodasi klasifikasi absensi yang tidak komprehensif.

Contoh kecilnya keterangan ‘hadir’ dan ‘absen’.

Banyak perusahaan yang belum memiliki divisi HRD secara formal yang masih bias dengan istilah atau keterangan absensi sehingga menimbulkan rasa iri kepada karyawan lain.

Misalnya keterangan ‘hadir’. Apakah keterangan tersebut hanya mewakili karyawan yang hadir tepat waktu atau mengakomodasi juga karyawan yang tetap masuk namun telat?

Begitu juga dengan ‘absen’. Apakah absen hanya mewakili karyawan yang tidak hadir atau mewakili juga karyawan yang hadir namun telat 1 jam?

Dalam hal ini, Anda harus bersikap objektif, memberi klasifikasi yang jelas, dan maksud dari kebijakan sistem absensi tersebut dapat dipahami bersama oleh karyawan.

Contoh di Indonesia terdapat beberapa jenis cuti berbayar. Anda bisa memasukkan ke dalam kategori ‘izin’ dengan syarat tertentu. Melampirkan surat izin misalnya.

Contoh lainnya, untuk kategori ‘hadir’, Anda bisa menentukan batas waktu tertentu agar absensi dianggap hadir.

Sekain itu Anda juga harus menentukan bagaimana cara menghitung persentase kehadiran pegawai dalam satu periode karena ini sangat penting untuk penghitungan gaji secara menyeluruh.

Baca juga : Kebijakan Cuti Karyawan yang Tetap Dibayar

3. Rencanakan Konsekuensi untuk Setiap Situasi

Langkah selanjutnya, ketika Anda sudah membuat klasifikasi absensi yang jelas adalah merencanakan konsekuensi atau program mitigasi apabila ada tindakan indisipliner dari karyawan.

Ini mungkin terdengar klise, namun sering kali perusahaan kecil salah sasaran dan cenderung bias ketika menghadapi situasi tindakan indisipliner karyawan.

Apabila overtight, perusahaan cenderung menerapkan manajemen mikro dan bertindak terlalu keras sehingga membatasi ruang gerak karyawan.

Contohnya ketika pandemi, banyak perusahaan yang masih menerapkan work from office, padahal perusahaan mereka bukan kategori esensial.

Sedangkan apabila perusahaan tidak memiliki ketegasan pun, bukan tidak mungkin rencana bisnis Anda akan molor ke tiga atau lima tahun ke depan.

Misalnya, di mana seharusnya Anda bisa lakukan retensi 100 konsumen dalam periode tertentu namun hanya mampu menjaga 5 konsumen hanya karena karyawan Anda memiliki moral buruk, seperti sering telat .

Cara terbaik untuk merencanakan konsekuensi adalah dengan melihat dan menganalisis dampak keterlibatan karyawan secara fisik dengan proses bisnis Anda.

Misal, apakah karyawan terlambat 30 menit memiliki dampak yang sama pada proses bisnis dengan karyawan yang tidak hadir?

Apakah dengan tidak absensi dan bekerja dari rumah sama efektifnya dengan karyawan yang bekerja di kantor?

Ingat, program konsekuensi yang Anda susun sangat bergantung dengan situasi kantor dan juga situasi karyawan.

Sehingga dalam membuat kebijakan Anda tidak bisa melihat dari sisi perusahaan saja, namun karyawan secara keseluruhan.

Baca juga : Cegah Fraud dengan Absensi Online Karyawan

4. Kebijakan Absensi Wajib Disetujui oleh Karyawan, Jangan Sepihak!

Perusahaan bukan berbicara tentang siapa CEO-nya, siapa komisarisnya. Namun seluruh karyawan yang bekerja untuk Anda adalah bagian dari perusahaan.

Sehingga apapun perubahannya, termasuk kebijakan sistem absensi wajib diketahui dan disetujui oleh karyawan.

Caranya adalah dengan melakukan jajak pendapat atau bisa juga dengan A/B testing pada kebijakan tersebut.

Diskusikan kepada setiap karyawan melalui manajer divisi. Apakah kebijakan tersebut adil, realistis, efektif, dan mampu mengakomodasi kebutuhan absensi setiap karyawan?

Anda juga harus bisa menampung setiap feedback atau pendapat atas kekentuan absensi karyawan yang baru dibuat dan pengaruh terhadap perusahaan.

Misalnya, apa sih yang membuat karyawan Anda mau bekerja secara penuh untuk Anda, apa yang membuat karyawan betah untuk bekerja di tempat Anda.

Pemberian feedback, memberikan pertanyaan yang bersifat empati, hingga mendengarkan masukan akan memengaruhi tingkat disiplin dan engagement karyawan.

5. Posisikan Diri Anda seperti Karyawan pada Umumnya

Hal yang sering lupa dilakukan oleh perusahaan dalam membuat kebijakan adalah rasa empati.

Dengan memberikan empati pada kebijakan yang Anda buat, maka kebijakan tersebut akan mudah diterima oleh karyawan.

Posisikan diri Anda sebagai karyawan yang memiliki latar belakang yang berbeda. Perlu diingat, bahwa keterlambatan atau absensi karyawan diakibatkan karena masalah yang tidak terduga.

Misalnya, alarm jam yang tidak berbunyi, anak yang masih menangis, tiba-tiba jalur komuter macet yang biasanya tidak macet, atau bahkan kecelakaan. Who knows.

Tipsnya adalah dengan memberi ruang gerak atau fleksibilitas pada kebijakan sistem absensi Anda dengan melihat persepsi karyawan dengan empati dan mempelajari karakter karyawan itu sendiri.

Baca juga : Menganalisis Karakter Karyawan Berdasarkan Generasinya

Optimasi Sistem Absensi Karyawan secara Online

cara membuat absensi online karyawan berbasis android

Anda mungkin berpikir membuat kebijakan sistem absensi akan menghasilkan banyak dokumen yang dibutuhkan. Kenyataannya, memang benar.

Misalnya, program konsekuensi dan klasifikasi kehadiran yang komprehensif ditambah banyaknya karyawan yang sudah pasti membuat Anda akan lebih lama di depan komputer hanya untuk mengurus absensi.

Belum lagi, risiko lain misalnya data hilang, rusak, salah hitung rekap data, dan belum lagi menghitung payrol berdasarkan rekap absensi.

Untuk itu, salah satu cara yang tepat mengatasi hal ini adalah dengan membuat sistem absensi berbasis online yang sifatnya mobile seperti aplikasi Android atau iOS dan itu semua bisa Anda temukan di Talenta.

Sebagai sistem HRIS yang memiliki aplikasi, Talenta memiliki berbagai keunggulan pada sistem absensinya. Berikut penjelasannya.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Bagaimana Cara Membuat Sistem Absensi Online Talenta yang Berbasis Android dan iOS?

Setelah tadi Anda mengetahui bagaimana caranya membuat kebijakan absensi yang baik, kini Anda perlu mengetahui bagaimana meningkatkan sistem absensi Anda melalui sistem absensi online berbasis Android maupun iOS.

Menggunakan sistem absensi karyawan online seperti Talenta adalah cara dan awalan yang baik untuk Anda yang ingin memperbaiki manajemen kehadiran di perusahaan.

Teknologi yang mengakomodasi kebijakan sistem absensi adalah software HRIS atau Human Resource Information System.

Software HRIS seperti Talenta memiliki beberapa fungsi human resource salah satunya absensi.

Sebagai awalan, karyawan yang sering mobile dan jarang berada di kantor dapat memanfaatkan fitur Live Attendance milik Talenta.

Dengan aplikasi Talenta, cara absensi online karyawan secara digital berbasis android mobile atau web terasa lebih mudah digunakan.

Bahkan karyawan bisa melakukan absensi dengan fitur selfie online di aplikasi Talenta.

Menariknya lagi, sistem ini sudah dilengkapi dengan fitur GPS yang dapat mengetahui keberadaan karyawan.

Pentingnya aplikasi absensi online dengan lokasi atau GPS akan memudahkan HR memantau kehadiran karyawan.

Di Indonesia, Talenta menjadi salah satu penyedia layanan aplikasi manajemen aset yang mampu mengakomodasi setiap kebutuhan HR perusahaan.

Dengan beragam fitur yang ditawarkan, Anda bisa memiliki dashboard lengkap terkait absensi online pegawai.

Mulai dari time tracking, cara pengolahan data absensi secara otomatis, hingga rekap data absensi yang dimuat secara komprehensif.

Anda bisa memulainya dengan menghubungi tim sales kami untuk membuat jadwal demo Talenta.

Daftarkan juga perusahaan Anda sekarang pada link  formulir di bawah ini untuk dapat mencoba demo Talenta secara gratis.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!


PUBLISHED28 May 2022
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah