Aplikasi Absensi Karyawan Bentuk Digitalisasi HR

Penggunaan aplikasi absensi karyawan adalah bentuk digitalisasi HR di era modern. Terutama untuk menghadapi era industri 4.0 di mana segala sesuatu harus mengacu pada otomasi dan juga pengolahan mahadata, semua lini pekerjaan wajib mampu beradaptasi dan menerapkan teknologi dalam pekerjaannya.

Tugas Human Resource Development(HRD) pun tak luput dari keharusan tersebut. Salah satu bentuk adaptasi HR dalam menghadapi era industri 4.0 adalah melakukan digitalisasi sistem tata kelola.

Penerapan software, internet untuk segala, cloud computing adalah bentuk dari transformasi digital HR. Pada industri 4.0 semua proses kerja dihimpun dalam mahadata.

Pekerjaan-pekerjaan industrial sudah tidak lagi dikelola secara konvensional karena tuntutan kecepatan yang juga menentukan persaingan dan produktivitas usaha.

Evolusi Digitalisasi HR

Jika ingin melihat evolusi sederhana terkait pengaruh transformasi digital HR yakni sebelum tahun ditemukannya proses digitalisasi HR, tahun 1970.

Saat itu perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat sangat kesulitan dalam mengelola gaji karyawan dan juga tidak efisiennya waktu absensi. 

Bayangkan pada era itu perusahaan-perusahaan Wall Street sangat kesulitan karena memiliki karyawan yang tidak dibilang sedikit.

Karyawan harus mengantri hanya untuk melakukan absensi dan dapat memotong hingga satu jam kerja.

Para personalia juga dibuat kesulitan untuk mengelola gaji karyawan dan membutuhkan waktu yang cukup lama.

Setelah penemuan sistem enterprise resource planning (ERP) di tahun 1970, perusahaan dengan mudah mengelola data karyawan dan juga mengatur penggajian.

SAP adalah sistem ERP pertama yang ditemukan pada saat itu. Barulah pada tahun 1987, Terlahir software khusus HR yang berbasis client-server bernama Peoplesoft.

Pada akhir tahun 1990-an, Perusahaan-perusahaan pengembang mulai menciptakan software HR berbasis cloud computing.

Tidak seperti pendahulunya yang hanya menggunakan sistem dua arah, era tersebut menerapkan sistem dimana semua data diolah di dalam internet sehingga semua pengguna dapat mengakses data tersebut.

Di era tersebut juga banyak perusahaan-perusahaan yang mulai memanfaatkan digitalisasi HR dengan menambah fitur-fitur yang mempermudah layanan manajemen seperti, employee self-service, digital clock-in, dan juga pengintegrasian dengan media lain.

Dari kronologi di atas dapat disimpulkan bahwa perkembangan menuju digitalisasi HR semakin rumit dalam memenuhi kebutuhan industri terutama karyawan.

Di era 2010-an perusahaan kini fokus bagaimana menjaga loyalitas karyawan dengan menyenangkan semua generasi dan juga memaksimalkan sumber daya manusia dengan teknologi yang lebih kompleks.

Digitalisasi HR, Butuh Biaya dan Tempat yang Besar?

Tidak seperti di negara-negara maju, pada awalnya di negara berkembang seperti Indonesia para pelaku industrinya masih sangat skeptis dengan digitalisasi HR.

Efektifitas, biaya, tempat dan juga penggunaannya masih sering dipertanyakan dan diperdebatkan.

Namun, dalam sedekade belakang perusahaan-perusahaan bahkan instansi pemerintah di Indonesia mengiyakan manfaat dari transformasi digital kerja terutama di bidang HR.

Sri Mulyani, Kementerian Keuangan dalam wawancara Kompas pada tahun 2019 lalu juga mengatakan bahwa penting bagi Instansi pemerintah untuk mengelola ASN secara digital untuk penghematan biaya.

Digitalisasi HR mungkin pada 20 hingga 30 tahun lalu memerlukan pihak ketiga dalam pengembangan dan juga perawatan sistem atau memerlukan tempat lebih untuk mewadahi sistem dan pekerjanya.

Pada era sekarang, Anda tidak memerlukan tempat dan juga waktu yang lama dalam mengoperasikan sistem.

Bentuk digitalisasi HR saat ini berupa software dan juga mobile application yang mudah diakses tanpa tempat dan waktu yang terbatas.

Bagaimana dengan biaya?

Sebenarnya biaya yang dikeluarkan dalam membeli atau menyewa vendor aplikasi sistem HR adalah bentuk investasi jangka panjang perusahaan.

Return of Investment yang didapatkan tidak melulu berbentuk uang langsung tapi berupa dampak positif bagi tubuh perusahaan, seperti kesejahteraan karyawan, peningkatan penjualan, dan juga keuangan yang sehat.

Beberapa pengembang bahkan membuat sub-sistem yang dapat diakses secara gratis untuk level bisnis mikro.

Dengan digitalisasi HR, Perusahaan terutama personalia dapat meringkas waktu dan biaya yang lebih besar dengan otomasi proses data.

Perusahaan juga dapat memberikan pengalaman kepada karyawan berupa aktualisasi kerja sehingga karyawan mampu berkontribusi lebih bagi perusahaan. Dengan adanya otomasi proses karyawan juga mempengaruhi proses bisnis pada level bawah.

Hal tersebut menegaskan bahwa setiap usaha baik kecil maupun manufaktur wajib melakukan digitalisasi HR agar perusahaan mampu bersaing dengan usaha lain terutama dalam segi kecepatan, kemudahan, dan efisiensi kerja.

Mulailah dengan Aplikasi Absensi Karyawan

Jika Anda pelaku bisnis kecil dan tidak mampu berinvestasi dalam memenuhi proses digitalisasi HR, Anda dapat memulai dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan.

Aplikasi absensi karyawan adalah bagian dari proses transformasi digital HR karena memiliki ciri-ciri yang disebutkan sebelumnya sebagai bentuk digital HR. Berbasis mahadata dan memberikan manfaat bagi pekerjaan HR.

Aplikasi absensi karyawan adalah bentuk low-level dari transformasi digital HR karena sistem yang sederhana, tidak rumit, dan mudah didapatkan.

Beberapa pengembang menerapkan cloud computing untuk keamanan dan kemudahan akses. Namun beberapa juga tidak memerlukan cloud computing dan hanya menggunakan pengolahan data sederhana.

Penggunaan aplikasi absensi karyawan juga dianggap bentuk digitalisasi HR sederhana karena tidak memerlukan pihak kedua untuk merawat sistem.

Aplikasi absensi karyawan juga tidak memerlukan pembaruan manual dan secara otomatis akan mengalami pembaruan sistem dengan sendirinya karena sudah tersedia secara mobile pada telepon pintar Anda.

Aplikasi Attendance Talenta dapat menjadi pilihan aplikasi absensi karyawan dalam menerapkan transformasi digital HR.

Attendance Talenta menyediakan berbagai kemudahan dalam menata karyawan Anda. Salah satunya adalah pengaturan roster shifting dan juga sistem clock-in yang mudah.

Anda dapat memantau dan memonitor secara real-time berbagai unit bisnis seperti karyawan produksi, karyawan lapangan dan juga freelance hanya dengan satu akun.

Karyawan juga dapat melakukan absensi yang terakurasi dengan GPS dan foto.