Tips HR Kelola Karyawan Selama PSBB Jakarta

Tips HR Kelola Karyawan Selama PSBB Jakarta

Pemprov DKI Jakarta mulai 14 September 2020 hingga 25 September 2020 memberlakukan Pembatasan Sosial Berskala Besar atau PSBB. PSBB Jakarta kali ini dibuat lebih ketat dibandingkan PSBB jilid I.

Penerapan PSBB Jakarta mengacu pada Peraturan Gubernur (Pergub) Nomor 88 Tahun 2020 terkait perubahan Pergub Nomor 33 Tahun 2020 tentang Pelaksanaan PSBB dalam Penanganan COVID-19 di DKI Jakarta.

Penerapan PSBB Jakarta dilakukan agar kasus COVID-19 segera menurun. Sebagai catatan, DKI Jakarta menyumbang 25% kasus positif COVID-19 di Indonesia. Perhitungan tersebut dilakukan sejak 3 Maret 2020.

Dalam aturan PSBB Jakarta yang terbaru, mayoritas kegiatan perkantoran kembali dibatasi. Sehingga operasional perusahaan lebih banyak dilakukan secara remote atau work from home (wfh).

Lantas bagaimana tips Human Resources mengelola karyawan selama PSBB Jakarta yang mayoritas wfh? Berikut ini penjelasannya dari Talenta by Mekari.

Note : Baca artikel Ulasan Lengkap Soal Aturan PSBB Jakarta yang Harus Diketahui HR

Apakah PSBB Itu?

PSBB adalah singkatan dari Pembatasan Sosial Berskala Besar. Adapun peraturan yang diterbitkan Kementerian Kesehatan (Kemenkes) terkait dengan PSBB yang bisa diterapkan di berbagai daerah adalah Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 Tahun 2020.

Dalam aturan tersebut, PSBB melingkupi pembatasan sejumlah kegiatan penduduk tertentu dalam suatu wilayah yang diduga terinfeksi COVID-19. Pembatasan tersebut meliputi peliburan sekolah dan tempat kerja, pembatasan kegiatan keagamaan, pembatasan kegiatan di tempat atau fasilitas umum, pembatasan kegiatan sosial budaya, pembatasan moda transportasi, dan pembatasan kegiatan lainnya khusus terkait aspek pertahanan dan keamanan.

Kriteria wilayah yang menerapkan PSBB adalah memiliki peningkatan jumlah kasus dan kematian akibat penyakit COVID-19 secara signifikan dan cepat serta memiliki kaitan epidemiologis dengan kejadian serupa di wilayah atau negara lain.

Aturan PSBB Jakarta

Pengelolaan PSBB Jakarta diatur dalam tiga Pergub, yaitu.

  1. Peraturan Gubernur DKI Jakarta Nomor 33 Tahun 2020 tentang Pelaksanaan PSBB dalam Penanganan Covid-19 di Provinsi DKI Jakarta (Ditetapkan pada 9 April 2020),
  2. Peraturan Gubernur DKI Jakarta Nomor 79 Tahun 2020 tentang Penerapan Disiplin dan Penegakan Hukum Protokol Kesehatan sebagai Upaya Pencegahan dan Pengendalian Covid-19 (ditetapkan 19 Agustus 2020),
  3. Peraturan Gubernur DKI Jakarta Nomor 88 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Pergub Nomor 33 Tahun 2020 tentang Pelaksanaan PSBB dalam Penanganan Covid-19 di Provinsi DKI Jakarta (Ditetapkan 13 September 2020).

Note : Baca artikel 3 Pertimbangan Sebelum Kembali Memulai Bisnis Pasca COVID-19

Siapkah Perusahaan di Indonesia Hadapi PSBB?

Masa Berlaku PSBB Jakarta

Sesuai Permenkes, PSBB Jakarta dijalankan dalam periode dua mingguan dan dapat diperpanjang. Selama ini Jakarta masih terus berada dalam status PSBB.

Periode PSBB Jakarta berjalan mulai tanggal 14 September 2020 hingga 25 September 2020.

Selama masa PSBB, seluruh warga di DKI Jakarta dianjurkan untuk:

1. Tetap di rumah dan tidak bepergian,
2. Kecuali ada keperluan mendesak,
3. Kecuali beraktivitas dalam usaha esensial yang diperbolehkan.

Terdapat lima faktor dalam penerapan PSBB:

1. Pembatasan aktivitas sosial, ekonomi, keagamaan, budaya, pendidikan, dll,
2. Pengendalian mobilitas,
3. Rencana isolasi terkendali,
4. Pemenuhan kebutuhan pokok,
5. Penegakan sanksi.

Sektor Bisnis yang Boleh Tetap Buka saat PSBB Jakarta

Selama PSBB Jakarta, 11 sektor usaha atau bisnis tetap boleh beroperasi dengan menerapkan protokol kesehatan secara ketat dan membatasi kapasitas 50%. Ke-11 sektor bisnis tersebut adalah:

1. Kesehatan
2. Bahan pangan, makanan, minuman
3. Energi
4. Komunikasi dan teknologi informasi
5. Keuangan, Perbankan, Sistem Pembayaran, Pasar Modal
6. Logistik
7. Perhotelan
8. Konstruksi
9. Industri strategis
10. Pelayanan dasar, utilitas publik dan industri yang ditetapkan sebagai objek vital nasional dan objek tertentu.
11. Kebutuhan sehari-hari

Note : Baca artikel Siapkah Perusahaan di Indonesia Hadapi PSBB?

Kegiatan Esensial yang Dapat Beroperasi dengan Pembatasan Kapasitas

Tempat-tempat ini boleh beroperasi dengan maksimal 50% karyawan:

1. Kantor perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional dalam menjalankan fungsi diplomatik dan konsuler serta fungsi lainnya.
2. BUMN/BUMD yang turut serta dalam penanganan COVID-19 dan/atau dalam pemenuhan kebutuhan pokok masyarakat.
3. Organisasi kemasyarakatan lokal dan internasional yang bergerak pada sektor sosial dan/atau kebencanaan.

Kecuali kantor Pemerintah yang bersifat pelayanan langsung kepada publik yang terkait dengan kebutuhan mendasar, seperti pemadam kebakaran, kesehatan, dan lain-lain. Pengaturan kantor pemerintah beroperasi, sesuai pengaturan Permen PAN-RB di zona dengan risiko tinggi, dengan maksimal 25% pegawai.

Bila ditemukan kasus positif pada lokasi kegiatan-kegiatan di atas, maka seluruh usaha dan kegiatan pada lokasi tersebut harus ditutup paling sedikit selama 3 hari operasi.

Kegiatan Non Esensial Dapat Beroperasi dengan Pembatasan Kapasitas

Tempat-tempat ini boleh beroperasi dengan pembatasan kapasitas:

  1. Pimpinan kantor dan tempat kerja wajib mengatur mekanisme bekerja dari rumah bagi para pegawai. Apabila sebagian pegawai harus bekerja di kantor, maka pimpinan tempat kerja wajib membatasi paling banyak 25% pegawai berada dalam tempat kerja dalam satu waktu bersamaan.
  2. Pasar dan pusat perbelanjaan dapat beroperasi dengan menerapkan batasan kapasitas paling banyak 50% pengunjung yang berada dalam
    lokasi dalam waktu bersamaan. Restoran, rumah makan, cafe di dalam pusat perbelanjaan hanya boleh menerima pesan antar / bawa pulang.

Bila ditemukan kasus positif pada lokasi kegiatan-kegiatan di atas, maka seluruh usaha dan kegiatan pada lokasi tersebut harus ditutup paling sedikit selama 3 hari operasi.

Mobilitas Penduduk Akan Dikurangi saat PSBB Jakarta

Pengendalian Transportasi Publik

1. Pengendalian TransJakarta, MRT, LRT, KRL CommuterLine, taksi, angkot dan kapal penumpang.
2. Dilakukan pembatasan kapasitas, pengurangan frekuensi layanan dan armada.
3. Pengurangan kapasitas maksimal 50% dari kapasitas normal.
4. Diatur berdasar Peraturan Gubernur DKI Jakarta Nomor 33 Tahun 2020.
5. Akan diatur secara detail teknis melalui SK Kadishub.

Pengendalian Kendaraan Pribadi

1. Hanya boleh diisi maksimal 2 orang per baris kursi, kecuali 1 domisili.
2. Kebijakan ganjil-genap ditiadakan selama PSBB.
3. Motor berbasis aplikasi diperbolehkan mengangkut penumpang dengan menjalankan protokol ketat.
4. Akan diatur secara detail teknis melalui SK Kadishub.

Note : Baca artikel Tips Jalani Rekrutmen saat PSBB Karena Pandemi COVID-19

Lockdown, PSBB, dan Beberapa Istilah lainnya di Masa Pandemi

Sanksi bagi Pelanggar Protokol Kesehatan

Peraturan sanksi terhadap pelanggaran protokol kesehatan kini ditambah dengan mekanisme sanksi progresif terhadap pelanggaran berulang, berdasar Pergub 79 Tahun 2020. Penegakan disiplin dilakukan bersama oleh Polri, TNI, Satpol PP, beserta OPD terkait.

Pelanggaran Individu terhadap Pemakaian Masker

1. Tidak memakai masker 1x kerja sosial 1 jam, atau denda Rp. 250.000.
2. Tidak memakai masker 2x kerja sosial 2 jam, atau denda Rp. 500.000.-
3. Tidak memakai masker 3x kerja sosial 3 jam, atau denda Rp. 750.000.-
4. Tidak memakai masker 4x kerja sosial 4 jam, atau denda Rp. 1.000.000.-

Pengaturan Pelaku Usaha terkait Protokol Kesehatan

1. Ditemukan kasus positif, penutupan paling sedikit 1×24 jam untuk disinfektan
2. Melanggar protokol kesehatan 1x, penutupan paling lama 3×24 jam
3. Melanggar protokol kesehatan 2x, denda administratif Rp 50.000.000,-
4. Melanggar protokol kesehatan 3x, denda administratif Rp 100.000.000,-
5. Melanggar protokol kesehatan 4x, denda administratif Rp 150.000.000,-
6. Terlambat membayar denda >7 hari, pencabutan izin usaha

Risiko dan Tantangan Penerapan WFH saat PSBB Jakarta

Work from home (WFH) atau bekerja dari rumah sudah dilakukan sebagian besar perusahaan khususnya startup kepada karyawan mereka saat merebaknya wabah Virus Corona. Beberapa perusahaan bisa cepat beradaptasi dengan pola kerja ini.

Hanya saja, sebagian besar perusahaan masih merasa kesulitan memberlakukan sistem kerja ini. Terutama mengenai risiko dan tantangan penerapan work from home.

Sulitnya Berkomunikasi

Saat bekerja dari rumah diberlakukan maka yang terjadi adalah interaksi tatap muka hilang. Perusahaan pun takut ini bisa menyebabkan kesulitan dalam berkomunikasi.

Padahal, ada beragam jalan keluar ketika interaksi tatap muka hilang. Misalnya dengan video call maupun conference call.

Hanya saja, tidak semua karyawan nyaman dengan cara tersebut. Ini berkaitan dengan budaya kerja. Layar komputer yang menemani Anda memang sangat berbeda dari hiruk pikuk saat menggelar rapat di kantor dengan kehadiran seluruh tim sehari-hari.

Sulit Mengawasi Kinerja Karyawan

Pertimbangan lain perusahaan sulit memberlakukan work from home adalah sulitnya mengawasi kinerja karyawan. Mereka berpandangan, kinerja karyawan lebih mudah diawasi saat bekerja di kantor.

Alasan lain perusahaan berat memberlakukan bekerja dari rumah adalah kesulitan untuk membagikan tugas kepada karyawan. Dengan kehadiran yang sepenuhnya virtual, ternyata lebih sulit untuk menjalin ikatan kerja yang mendorong akuntabilitas.

Berkurangnya Produktivitas

Menerapkan work from home juga berisiko mengurangi produktivitas karyawan. Alasannya, tidak ada pengawasan langsung dari perusahaan.

Bisa saja perusahaan menganggap karyawan justru sibuk bermain game, menonton film, hingga pergi bersenang-senang saat jam kerja. Ini dikhawatirkan mengurangi produktivitas kerja.

Belum lagi ada anggapan, pekerjaan yang harusnya bisa diselesaikan 1 jam di kantor justru bisa memakan waktu hingga 5 jam saat dikerjakan dari rumah.

Tips HR Menjaga Karyawan Tetap Produktif saat WFH Selama PSBB Jakarta

Melakukan work from home sebenarnya tidak sulit untuk dilakukan oleh perusahaan jika mereka memahami prinsip-prinsipnya. Berikut ini 5 tips yang bisa dilakukan perusahaan agar karyawan tetap produktif meskipun bekerja dari rumah:

Pastikan Channel Komunikasi Tersedia dan Lancar

Saat menerapkan work from home, Anda harus tetap berkomunikasi, terutama dengan partner kerja. Untuk itu, pastikan semua channel komunikasi seperti Whatsapp, Telegram, atau Slack selalu standby. Jangan tidak ada jawaban ketika teman kantor membutuhkan Anda.

Jika perlu, Anda bisa melakukan video call atau conference call dengan menggunakan tools seperti Zoom, Skype, atau Google Meeting. Memastikan ketersediaan channel komunikasi adalah hal utama yang harus dipenuhi oleh setiap orang ketika melakukan work from home.

Selain itu, penyampaian informasi juga harus cepat dan tepat sasaran. Anda bisa menggunakan channel komunikasi seperti social messaging ataupun aplikasi internal yang Anda gunakan di kantor. Jika Anda menggunakan Talenta, Anda bisa menggunakan fitur seperti Broadcast Message untuk melakukan hal tersebut.

Note : Baca artikel Cara Maksimalkan Data Kehadiran Karyawan Dengan Absensi Online Saat WFH

Pastikan Kehadiran Karyawan Terkontrol

Sebagai HR, Anda harus memastikan kehadiran karyawan tetap terkontrol meski menerapkan work from home. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan aplikasi Human Resources Information System (HRIS) yang memiliki fitur absensi dari mobile seperti Talenta.

Fitur absensi mobile atau Live Attendance dapat membantu HR seperti Anda untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah. Prinsipnya adalah melalui check–in dan check–out yang dapat dilakukan langsung dari ponsel karyawan.

Setiap kali karyawan bekerja, mereka dapat melakukan check–in. Begitu pun setelah selesai bekerja, mereka dapat melakukan check–out.

Live Attendance dalam Talenta juga dilengkapi dengan fitur selfie check–in. Anda sebagai HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real-time setiap kali karyawan melakukan clock–in atau clock–out. Dengan begitu, Anda tetap bisa mengawasi apakah karyawan bekerja atau tidak.

aplikasi gaji online

Tak Perlu Pusing Soal Payroll

Salah satu proses yang paling rumit dan menguras waktu yang besar adalah perhitungan gaji karyawan atau payroll. Namun, semua itu bukan lagi masalah jika Anda menggunakan Talenta sebagai solusi Payroll karyawan, bahkan saat sedang menerapkan WFH.

Secara singkat fitur ini memungkinkan semua proses, mulai dari penghitungan hingga pembayaran payroll langsung dari satu aplikasi. Proses payroll di Talenta akan membantu HR mempersingkat kerja karena sudah terintegrasi dengan fitur absensi di Talenta.

Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji per bulan sudah otomatis terkalkulasi. HR tak perlu lagi menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual lagi. Data laporan hasil kalkulasi payroll juga bisa langsung di-export oleh admin Talenta di versi website software ini.

Laporan tersebut juga sudah meliputi berbagai rincian komponen payroll seperti:

1. Salary detail untuk melihat detail perhitungan Take Home Pay karyawan
2. Tax detail untuk melihat detail perhitungan pajak PPh 21 karyawan;
3. Turnover report untuk melihat dinamika pertambahan jumlah karyawan;
4. Attendance report untuk melihat frekuensi karyawan datang cepat atau pulang cepat;
5. Overtime report untuk melihat detail tanggal, durasi dan nominal kompensasi lembur karyawan;
6. Loan report untuk melihat pembayaran cicilan pinjaman kepada perusahaan.

Tak hanya itu, fitur payroll di Talenta juga bisa menghitung THR, baik full ataupun prorata, dan juga reimbursement atau klaim yang dilakukan oleh karyawan. Terintegrasi dengan fitur benefit karyawan, semua perhitungan bisa dilakukan dalam satu aplikasi Talenta.

Jika Anda juga mengaktifkan fitur Payroll Disbursement, maka pembayaran payroll juga bisa dilakukan dalam aplikasi Talenta. Tak perlu lagu menggunakan dua platform (platform kalkulasi dan platform disburse payroll) untuk melakukan pembayaran gaji karyawan setiap periodenya.

Berikan Tugas ke Karyawan Lewat Platform yang Terintegrasi

Ketika perusahaan memberikan kebijakan untuk bekerja dari rumah, proses kerja tetap harus berjalan seperti biasa. Dalam kondisi seperti ini, koordinasi tugas harus dilakukan dengan terstruktur.

Jika Anda menggunakan aplikasi HRIS yang memiliki fitur penugasan seperti Talenta, Anda bisa memberlakukan kebijakan untuk melakukan penugasan secara langsung kepada karyawan melalui aplikasi.

Anda cukup mengakses fitur Task dan berikan tugas sesuai dengan arahan Anda kepada tim masing-masing. Anggota tim pun bisa mengirim balik tugas yang telah diselesaikan melalui aplikasi Talenta. Dengan demikian, proses kerja dapat lebih terkoordinasi dengan lebih baik dan terstruktur.

Sediakan Aplikasi Self-Service bagi Karyawan

Di saat work from home, penting bagi perusahaan untuk menyediakan fitur HRIS yang dapat membantu kebutuhan karyawan. Kebebasan yang ditawarkan oleh mobile employee self-service seperti Talenta mampu memenuhi kebutuhan karyawan di saat seperti ini.

Misalnya aplikasi HRIS seperti Talenta, yang memungkinkan karyawan untuk mengecek plafon benefit kesehatan yang dimiliki, mengajukan Reimbursement untuk biaya perawatan, dan mendapatkan informasi persetujuan Reimbursement langsung dari aplikasi mobile.

Di sisi admin, Anda juga langsung mendapatkan pemberitahuan dan melakukan approval langsung dari aplikasi tanpa perlu menandatangani dokumen dan menyerahkan ke finance. Dengan demikian, akses terhadap benefit kesehatan menjadi lebih mudah dan dapat diproses dengan lebih cepat.

Jadi, work from home bukan lagi merupakan hal yang sulit untuk dilakukan, apalagi dengan pesatnya perkembangan teknologi. Work from home tentunya bisa jadi alternatif pada saat kondisi pandemik saat ini.

Sebagai penyedia HRIS, Talenta mendukung imbauan Pemprov DKI Jakarta untuk melakukan work from home selama PSBB. Talenta memiliki fitur lengkap seperti absensi online, payroll, reimbursement, dan lainnya sebagai bentuk dukungan kami untuk menciptakan iklim bisnis yang tetap produktif selama PSBB Jakarta.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

Note : Baca artikel Absensi Online: Satu Langkah Perusahaan Mencegah Persebaran Virus Corona


PUBLISHED14 Sep 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat