Sambut New Normal, Perusahaan Perlu Siapkan SOP Bekerja

Kita semua berharap pandemi Virus Corona atau COVID-19 lekas berlalu. Ketika suatu saat keadaan pulih kembali, kehidupan new normal harus dihadapi. Yang menjadi pertanyaan, ketika kehidupan new normal harus dihadapi, apa yang harus dilakukan perusahaan? Bagaimana SOP nya?

Seperti diketahui, pandemi COVID-19 mengubah cara manusia menjalani rutinitas. Seluruh sendi kehidupan terdampak.

Aktivitas sekolah dan bekerja berlangsung dari rumah. Pusat perbelanjaan dan hiburan tutup hingga transportasi dibatasi imbasnya, perekonomian dunia terpukul, bahkan sejumlah bisnis terpaksa gulung tikar.

Untuk itu, dalam rangka antisipasi lanjutan kepada karyawan usai masa krisis penyebaran COVID-19 dan menjalani kehidupan new normal, perusahaan perlu menyusun skema standar operasional prosedur (SOP) baru yang harus dijalankan. Beriikut ini ulasannya seperti dikutip Mekari Talenta.

Baca juga: Karyawan Masuk Kantor Lagi saat New Normal, Apa yang Perlu Disiapkan HR?

New Normal dan SOP Baru Perusahaan

Setelah adanya pandemi global COVID-19, dunia dipastikan akan memasuki fase new normal. Hal ini tentu saja juga berlaku di Indonesia. Berbicara mengenai new normal, masih banyak yang bertanya-tanya mengenai definisi dari new normal itu sendiri. Lantas, apa definisi new normal?

Mengutip pernyataan Ketua Tim Pakar Gugus Tugas Percepatan Penanganan Covid-19, Wiku Adisasmita.

New normal adalah perubahan perilaku untuk tetap menjalankan aktivitas normal namun dengan ditambah menerapkan protokol kesehatan guna mencegah terjadinya penularan COVID-19.

Adapun prinsip utama dari new normal itu sendiri adalah dapat menyesuaikan dengan pola hidup yang baru seperti melakukan aktivitas sehari-hari. Pola hidup baru yang dimaksud adalah dengan mengurangi kontak fisik dengan orang lain, menghindari kerumunan, serta bekerja, bersekolah dari rumah.

Baca juga: Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Secara sosial disadari bahwa hal ini akan berpengaruh. Pasalnya, ada aturan yang disebutkan dalam protokol kesehatan untuk menjaga jarak sosial dengan mengurangi kontak fisik dengan orang lain.

Masyarakat akan menjalani kehidupan secara new normal hingga ditemukannya vaksin dan dapat digunakan sebagai penangkal Virus Corona.

Hingga saat ini vaksin Virus Corona belum ditemukan dan kemungkinan paling cepat dapat tersedia di 2021. Artinya, masyarakat harus menjalani kehidupan secara new normal hingga tahun depan, bahkan lebih.

Oleh karena itu, perubahan perilaku akan menjadi kunci optimisme dalam menghadapi COVID-19 dengan menerapkan protokol kesehatan sesuai anjuran pemerintah atau yang dikenal sebagai new normal.

Berikut ini, ada beberapa opsi protokol yang bisa dilakukan perusahaan untuk menjalani kehidupan new normal setelah pandemi COVID-19 mereda.

SOP New Normal Perusahaan: Safety Diutamakan

Standar Operasional Prosedur  (SOP) yang bisa dilakukan perusahaan usai pandemi COVID-19 dan masuk ke dalam tahap new normal adalah bisa mempekerjakan kembali karyawan dengan umur di bawah 45 tahun. Namun perlu dicatat, perusahaan tetap harus mengutamakan prosedur safety.

Ide untuk mempekerjakan kembali karyawan dengan usia di bawah 45 tahun dicetuskan oleh Ketua Gugus Tugas Percepatan Penanganan Covid-19, Doni Monardo.

Menurut Doni, karyawan dengan umur di bawah 45 tahun tak rentan terpapar Corona. Secara fisik, kebanyakan mereka yang berusia di bawah 45 tahun sehat dan memiliki mobilitas tinggi.  

Meski demikian, karyawan yang merasa tidak sehat dan mengalami gejala seperti demam, batuk/pilek, sakit tenggorokan, gangguan pernapasan, diimbau untuk tetap beristirahat.

Selain itu, bila keluhan berlanjut, perusahaan perlu mewajibkan karyawan tersebut untuk beristirahat total dan segera memintanya berobat ke fasilitas pelayanan kesehatan.

Baca juga: New Normal, Begini Regulasi yang Bisa Dicoba HR Perusahaan

Bagaimana caranya?

Yang utama adalah identifikasi karyawan yang berisiko. Hal ini dilakukan untuk memberikan rasa nyaman dan aman karyawan lain saat bekerja.

Menjawab masalah ini, perusahaan harus menyediakan fitur Human Resources Information System (HRIS) yang dapat membantu kebutuhan karyawan. Kebebasan yang ditawarkan oleh mobile employee self-service mampu memenuhi kebutuhan karyawan di saat seperti ini.

Misalnya aplikasi HRIS seperti Talenta, yang memungkinkan karyawan untuk mengecek plafon benefit kesehatan yang dimiliki, mengajukan Reimbursement untuk biaya perawatan, dan mendapatkan informasi persetujuan Reimbursement langsung dari aplikasi mobile.

Di sisi admin, Anda juga langsung mendapatkan pemberitahuan dan melakukan approval langsung dari aplikasi tanpa perlu menandatangani dokumen dan menyerahkan ke finance.

Dengan demikian, akses terhadap benefit kesehatan menjadi lebih mudah dan dapat diproses dengan lebih cepat.

Memberikan Cuti Baik Berbayar Maupun Tidak Berbayar

Dengan situasi yang sudah berubah dan masuk dalam fase new normal, beberapa perusahaan masih bisa memberikan cuti kepada karyawan yang mengajukan. Namun pastikan sebelum karyawan mengambil cuti, pahami dulu aturan mainnya.

Biasanya jenis cuti yang diajukan karyawan adalah cuti berbayar. Jenis cuti ini merupakan izin di mana perusahaan memiliki tanggung jawab untuk tetap membayar gaji atau upah kepada karyawan yang mengambil cuti.

Yang termasuk dalam cuti berbayar ini yaitu cuti sakit, cuti penting, cuti melahirkan, dan cuti ketika karyawan harus melakukan kewajiban mereka terhadap negara, ibadah atau cuti karena tugas dari perusahaan itu sendiri.

Baca juga: Pedoman COVID-19 di Kantor dalam Persiapan New Normal

Untuk cuti sakit, perusahaan akan membayarkan gaji atau upah karyawan selama empat bulan pertama secara penuh dan 75% untuk empat bulan selanjutnya.

Tapi, kalau karyawan masih belum sembuh juga, maka perusahaan hanya akan membayarkan 50% gaji atau upah karyawan tersebut setelah delapan bulan dan 25% untuk bulan-bulan selanjutnya sampai pemutusan hubungan kerja (PHK) kalau melebihi batas waktu yang diberikan.

Untuk itu, ketika ada karyawan yang mengajukan cuti, prosesnya bisa lebih dengan penggunaan teknologi HRIS seperti Talenta.

Aplikasi Talenta yang sudah berbasis cloud memiliki fitur yang komprehensif. Misalnya untuk cuti, Talenta memiliki fitur Time Off. Dengan fitur tersebut, karyawan dapat dengan mudah mengurus cuti dari mulai berapa lama hingga jenis cuti yang diajukan. Semua data akan terekam dalam database Human Resources (HR).

Memberikan Fleksibilitas Kerja kepada Karyawan

Pada saat menjalani kehidupan new normal, perusahaan juga harus memberikan fleksibilitas kerja kepada karyawan. Misalnya dengan memberikan kebijakan bekerja dari rumah atau work from home.

Bagaimana caranya?

Karyawan yang diberikan kebijakan ini adalah mereka yang riskan tertular COVID-19 atau dalam kondisi tidak sehat. Selain itu, karyawan yang menggunakan transportasi massal juga bisa diberikan kebijakan ini.

Melakukan work from home (WFH) sebenarnya tidak sulit untuk dilakukan oleh perusahaan jika paham prinsip-prinsipnya.

Prinsip WFH yang paling utama adalah perusahaan harus memastikan kehadiran karyawan tetap terkontrol meski menerapkan work from home. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan aplikasi HRIS yang memiliki fitur absensi dari mobile seperti Talenta.

Baca juga: Kondisi New Normal Setelah Corona Ubah Gaya Bekerja di Perusahaan

Fitur absensi mobile atau Live Attendance dapat membantu perusahaan untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah. Prinsipnya adalah melalui check–in dan check–out yang dapat dilakukan langsung dari ponsel karyawan.

Setiap kali karyawan bekerja, mereka dapat melakukan absen online dari rumah dengan cara check–in. Begitu pun setelah selesai bekerja, mereka dapat melakukan check–out.

Live Attendance dalam Talenta juga dilengkapi dengan fitur selfie check–in. Anda sebagai HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real-time setiap kali karyawan melakukan clock–in atau clock–out. Dengan begitu, Anda tetap bisa mengawasi apakah karyawan bekerja atau tidak.

Membuat SOP New Normal Perusahaan

Cara selanjutnya dalam menjalani kehidupan new normal adalah membuat aturan baru pada perusahaan. Bentuknya bisa berupa e-learning modules yang harus ditaati oleh karyawan.

Bagaimana caranya?

Ada beberapa aturan baru yang harus dicantumkan dan ditaati karyawan. Misalnya gunakan masker, rutin melakukan pengecekan suhu tubuh, rajin mencuci tangan atau menggunakan hand sanitizer, hingga ikuti etika batuk/bersin yang benar.

Tambahan lainnya adalah menetapkan aturan ketat terhadap tamu yang datang serta memberlakukan physical distancing. Cara yang paling mudah adalah dengan memberlakukan shift.

Baca juga: Apa Itu The New Normal yang Harus Diketahui Perusahaan Setelah Pandemi?

Talenta memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengatur jam kerja dan shift karyawan bahkan untuk setiap individu. Dengan automasi dari Talenta memungkinkan perusahaan untuk melakukan pencatatan kehadiran yang akurat dan terdokumentasikan dengan baik.

Talenta menyediakan fitur Request Change Shift. Dengan fitur ini, karyawan dapat mengajukan pergantian jam kerja jauh-jauh hari dan dapat dikonfirmasi dengan cepat dan mudah.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.