Insight Talenta

Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Virus Corona atau COVID-19 memberikan dampak cukup besar baik Indonesia. Yang paling nyata, virus ini mengubah cara manusia menjalani rutinitas atau new normal.

Sejak virus ini menjangkit di Indonesia, seluruh kegiatan di tempat umum ditiadakan. Seluruh aktivitas dibatasi dengan memberlakukan physical distancing seperti sekolah dan bekerja dari rumah.

Pusat perbelanjaan dan hiburan juga tutup hingga operasional transportasi dibatasi. Imbasnya, perekonomian Indonesia terpukul, bahkan sejumlah bisnis terpaksa gulung tikar.    

Meskipun aktivitas dibatasi, nyatanya COVID-19 belum juga hilang dari Indonesia. Masyarakat tentu masih cemas untuk melakukan kegiatan secara normal di saat pandemi COVID-19 belum hilang.

Namun, apabila seluruh kegiatan masih dibatasi bukan tidak mungkin, perekonomian nasional akan semakin babak belur. Untuk itu, masyarakat mulai mengubah perilaku sehari-hari.

Misalnya keluar rumah menggunakan masker, tak lupa juga sedia sarung tangan untuk naik kendaraan. Pulangnya, langsung cuci tangan dan ganti baju hingga mandi sebelum rebahan atau duduk santai di rumah. 

Bentuk perubahan atau transformasi baru inilah yang kemudian disebut new normal. Singkatnya perubahan perilaku untuk tetap menjalankan aktivitas normal tapi ditambah dengan penerapan protokol kesehatan.

Note: Mau tahu apa itu new normal? Baca artikel Apa Itu The New Normal yang Harus Diketahui Perusahaan Setelah Pandemi?

Dalam rangka antisipasi lanjutan terutama kepada karyawan usai masa krisis penyebaran COVID-19 dan menjalani kehidupan new normal, perusahaan perlu menyusun protokol baru yang harus dijalankan. Berikut ini ulasannya seperti dikutip Talenta by Mekari, Rabu (10/6).

Persiapan Pembukaan Kantor (Dilakukan pada H-5 hingga H-1 Sebelum Kantor Dibuka)

Sebelum karyawan masuk kantor dan menjalani aktivitas seperti biasanya saat new normal, perusahaan perlu memiliki prosedur safety. Areal perkantoran yang sudah tidak ditempati dengan jangka waktu lama akibat karyawan bekerja dari rumah atau work from home tentu harus dibersihkan dan steril. 

Perusahaan juga perlu melakukan serangkaian pemeriksaan kepada karyawan untuk memastikan keselamatan karyawan lain agar tidak tertular COVID-19. Berikut ini beberapa prosedur yang bisa dilakukan:

Perhatikan Kebersihan Sanitasi Kantor:

  • Pastikan sanitasi kantor dibersihkan sebelum kantor dibuka kembali.
  • Pastikan persediaan pembersih seperti sabun dan hand sanitizer hingga masker cukup.
  • Menyediakan fasilitas bagi karyawan untuk mencuci tangan di pintu masuk.
  • Rutin mengontrol ruang sanitasi terutama yang sering digunakan karyawan seperti ruang pertemuan, ruang olahraga / ruang ganti & toilet.

Cek Kondisi Karyawan:

  • Pastikan karyawan yang bekerja bukanlah mereka yang tinggal di zona merah selama 3 minggu terakhir. Untuk mendapatkan informasi tersebut, gunakan survei HRIS yang dimiliki perusahaan Anda. 
  • Larang karyawan dengan suhu tubuh di atas 37,5 derajat celcius masuk kantor.
  • Larang juga karyawan yang memiliki gejala seperti demam, nyeri tenggorokan, batuk, pilek, sesak nafas untuk masuk kantor.
  • Bikin pedoman COVID-19 yaitu dengan menggunakan poster tentang gejala mereka yang tertular COVID-19 dan butuh karantina.
  • Batasi pengunjung atau tamu
  • Melatih karyawan hidup bersih dengan membagikan tips bagaimana cara hidup yang bersih dan melakukan pengamanan diri dengan physical distancing.

Pengaturan Areal Perkantoran:

  • Atur ulang kapasitas ruang kerja dengan memperhatikan physical distancing dimana diatur jarak aman antar karyawan yaitu 2 meter. Selain itu, jumlah karyawan yang bekerja di kantor harus dibatasi.
  • Jangan ragu untuk menutup beberapa ruangan dengan cara mengidentifikasi beberapa area perkantoran yang menarik orang berkumpul untuk ditutup sementara atau digunakan menjadi area lain. Misalnya kantin dan area gym.
  • Siapkan sarana informasi yang bisa membantu pertanyaan karyawan tentang diagnosis gejala apapun.
  • Sediakan zona semprotan disinfektan terutama di area masuk karyawan.
  • Menyediakan infrastruktur transportasi khusus bagi karyawan yang biasa menggunakan transportasi umum. Perusahaan bisa menyediakan transportasi khusus yang memastikan keamanan kesehatan karyawan.

Tips Tambahan:

Selain melakukan langkah-langkah di atas, perusahaan perlu membuat survei terlebih dahulu untuk mendapatkan data karyawan seperti kondisi kesehatan, identitas anggota keluarga, dan lokasi tempat tinggal untuk bisa mengetahui apakah karyawan tersebut rentan menularkan Virus Corona atau tidak.

 

Transisi Karyawan Sebelum Berkantor (Dilakukan pada H-5 hingga H-1 Sebelum Kantor Dibuka)

Meskipun perusahaan telah menyediakan protokol kesehatan, namun faktor yang paling utama adalah kesiapan karyawan yang ingin berkantor di saat new normal. Berikut ini beberapa hal yang bisa membantu transisi karyawan saat berkantor:

Note: Bagaimana cara bekerja saat new normal? Baca artikel Kondisi New Normal Setelah Corona Ubah Gaya Bekerja di Perusahaan

Mengurangi Kecemasan:

Setiap karyawan tentu masih memiliki kekhawatiran saat berkantor pertama kali di masa new normal terutama menyangkut masalah kesehatan. Rasa khawatir ini harus ditangani perusahaan dengan memberikan jaminan keamanan dan kenyamanan saat bekerja bagi karyawan.

Bagikan informasi tentang protokol kesehatan yang perlu dilakukan untuk memastikan kesehatan karyawan tetap terjaga saat bekerja. Kemudian beri tahu apakah ada perubahan pola kerja di masa pandemi. 

Di samping itu, perusahaan juga perlu memberikan layanan konseling yang dapat membantu mengatasi kondisi karyawan yang tak menentu dalam menghadapi Virus Corona. Ini penting karena kondisi psikologi yang terguncang bisa mempengaruhi imunitas seseorang dalam menghadapi Virus Corona.

Berikan Informasi Perubahan Aturan Perkantoran:

Pastikan karyawan memahami seperti apa aturan baru yang berlaku di tempat kerjanya. Misalnya:

  • Komunikasikan kepada karyawan apabila perusahaan sedang merancang aturan baru.
  • Mempercepat literasi teknologi kepada karyawan
  • Bagikan SOP yang berlaku saat karyawan kembali bekerja serta aturan baru untuk kunjungan tamu serta kebijakan penggunaan ruang pertemuan hingga pintu masuk dan keluar
  • Menginformasikan apakah fasilitas perkantoran tersedia dan bisa digunakan atau tidak. 
  • Memberikan informasi terkait dengan perubahan tempat kerja termasuk ketersediaan ruang pertemuan, kantin, hingga relokasi meja kerja dan lain-lain.

Operasional bisnis:

Sebelum bisnis beroperasi normal, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

  • Libatkan tim manajemen risiko untuk memastikan kesiapan bisnis untuk kembali beroperasi.
  • Berkoordinasi dengan perusahaan asuransi untuk mengidentifikasi potensi risiko yang terjadi saat karyawan kembali bekerja.
  • Identifikasi apa saja layanan yang perlu disediakan untuk mendukung kegiatan bisnis bisa berjalan kembali saat pandemi (misalnya staf kesehatan dan lain-lain).
  • Beri tahu vendor tentang perubahan aturan baru yang berdampak pada mereka.
  • Buat hotline atau digital helpdesk untuk memuat informasi mengenai COVID-19.
  • Beri tahu pelanggan Anda bahwa perusahaan akan melanjutkan operasional.

Rencana Pemulihan Usai Pandemi:

Perusahaan perlu menyusun strategi untuk pemulihan usai pandemi Virus Corona (COVID-19) dan memasuki fase new normal. Caranya, dengan menetapkan kebijakan terukur yang  disesuaikan dengan penanganan masalah COVID-19. Berikut ini 2 poin utama yang bisa dilakukan: 

  • Perusahaan perlu menyediakan prosedur untuk kewaspadaan seandainya wabah COVID-19 muncul kembali.
  • Perusahaan perlu mengatasi potensi penyebaran COVID-19 saat kegiatan perkantoran kembali dibuka.

Siapa yang Diprioritaskan Kembali ke Kantor?

Ketika status lockdown mulai mereda, maka besar kemungkinan bagi banyak orang akan kembali bekerja di kantor. Hal ini membuat orang khawatir tentang seberapa aman ruang kantor di tengah pandemi Virus Corona COVID-19.

Untuk itu, perusahaan tidak perlu meminta seluruh karyawan untuk kembali bekerja ke kantor, tetapi bisa dilakukan secara bertahap. 

Misalnya untuk tahap awal 20% karyawan bisa bekerja di kantor. Setelahnya ditingkatkan menjadi 50%, dan menjadi 100% apabila kondisi sudah kondusif dan aman. Hal ini dilakukan untuk menekan penularan virus yang lebih masif saat perusahaan meminta karyawan bekerja di kantor.

Berikut ini adalah metriks yang bisa Anda gunakan untuk memprioritaskan siapa karyawan yang bisa bekerja di kantor dan tetap di rumah:

(A)(B)(C)
Jenis PeranKaryawan yang Dapat Melanjutkan WFHKaryawan yang diperlukan untuk bekerja dari kantorKaryawan yang berinteraksi dengan pelanggan
Jenis PekerjaanIT & ITES, Media (online)Manufaktur, Farmasi, Konstruksi, Tekstil & Pakaian, Otomotif, KesehatanE-Commerce (Makanan, Barang Konsumsi), Pengiriman Sektor Ritel dan Layanan Kesehatan Logistik
Fungsi PekerjaanRekayasa & Teknologi, HR, Keuangan, Hukum, Pemasaran, E-sales, BPO, Online Customer, Support, Layanan BersamaOperator, Staf Pabrik, Administrasi Fasilitas / Kantor, Manajemen GudangPenjualan, Layanan Pelanggan, Staf Ritel, Eksekutif Pengiriman, Profesional Medis, Administrasi Layanan Kesehatan
Jalan Keluar / Solusi
  • Pengembalian bertahap ke kantor 
  • Mengaktifkan WFH jangka panjang 
  • Mendorong produktivitas & keterlibatan
  • Dibagi menjadi shift 
  • Interaksi sosial dan Kebersihan diperketat 
  • Memiliki rencana respons pandemi
  • Protokol Kebersihan yang Ketat 
  • Fokus pada aturan baru penerimaan tamu 
  • Mengadopsi operasional tanpa bersentuhan atau touchless

Penjelasan:

Karyawan yang Dapat Melanjutkan WFH

Mereka yang bekerja untuk perusahaan IT / ITES serta mereka yang bekerja di perusahaan teknologi, keuangan, dan BPO. Pekerjaan tersebut bisa dilakukan di rumah dan sama efektifnya ketika dikerjakan di kantor. 

Berikut adalah beberapa langkah yang bisa dilakukan agar pekerjaan tersebut efektif dilakukan di rumah:

Fase I:

Minggu 0-8 (Kekuatan Tenaga Kerja Maksimal 15%)

  • Pertimbangkan memiliki tidak lebih dari 10-15% karyawan yang bekerja dari kantor
  • Jalankan survei untuk mengumpulkan peran yang perlu dikerjakan dari kantor
  • Ini adalah pekerjaan yang perlu dikerjakan dengan infrastruktur terbatas pada kantor (Server, Desktop, dan lain-lain). Gunakan fase ini untuk mengirimkan informasi yang dibutuhkan karyawan di rumah.

Fase II

Minggu 8-16 (Kekuatan Tenaga Kerja Maksimal 30%)

  • Berdasarkan keberhasilan fase pertama, persentase karyawan dapat ditingkatkan menjadi 20-30%. 
  • Mengadopsi shift harian apabila alokasi 30% terlalu besar untuk mempraktikkan jarak sosial di ruang kerja Anda.
  • Rencanakan satu tim per harinya untuk rapat mingguan.

Fase III:

Minggu 16 (Kekuatan Tenaga Kerja Maksimal 50%)

  • Rasio kekuatan tenaga kerja dapat ditingkatkan menjadi 30-50% pada fase ini.
  • Rencanakan untuk memulai operasional kantor secara normal dimana seluruh karyawan dapat bekerja (dengan catatan sesuai protokol kesehatan dan tidak ada kasus positif setidaknya dalam 6 minggu terakhir).

Pedoman Kerja: Mendorong Produktivitas

  • Melatih karyawan tentang manajemen produktivitas bekerja online. 
  • Manajer perlu memonitor pekerjaan seperti timeline dan apa saja yang dikerjakan secara harian.
  • Menggunakan absensi online yang dilengkapi GPS untuk mendata kehadiran karyawan saat bekerja dari rumah. Misalnya aplikasi HRIS Talenta dengan fitur Live Attendance yang dapat membantu perusahaan untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah. Prinsipnya adalah melalui checkin dan checkout yang dapat dilakukan langsung dari ponsel karyawan. Setiap kali karyawan bekerja, mereka dapat melakukan Clock In. Begitu pun setelah selesai bekerja, mereka dapat melakukan Clock Out. 

Pastikan Komunikasi Lancar dengan Karyawan yang WFH

  • Manajer perlu memastikan karyawan yang bekerja dari rumah tetap memprioritaskan kesehatan.
  • Memberikan semua informasi terpusat tentang COVID-19 dengan bantuan teknologi.

Dukungan Infrastruktur

  • Atur SOP ketika terjadi masalah teknis terhadap infrastruktur yang dipakai seperti laptop dan akses internet. 
  • Aktifkan fasilitas komunikasi digital agar pekerjaan bisa lancar meskipun dari rumah.

Tips Tambahan

  • Cara mudah agar bekerja dari rumah atau WFH efektif adalah dengan menggunakan layanan HRIS seperti Talenta. Misalnya bisa melakukan absensi online yang dilengkapi GPS untuk mengetahui posisi karyawan.
  • Siapkan lembar kerja online untuk mengetahui apa saja yang dikerjakan karyawan saat WFH.
  • Perlu juga menyiapkan fasilitas komunikasi online bagi karyawan.

Karyawan yang Harus Bekerja dari Kantor

Bagaimana cara mengatur karyawan yang bekerja di kantor saat new normal?

  • Jumlah karyawan yang masuk kantor maksimal 50%.
  • Memberlakukan sistem shift misalnya Senin dan Kamis di kantor sedangkan Selasa, Rabu, dan Jumat di bekerja dari rumah.
  • Perhatikan kebersihan fasilitas sanitasi yang digunakan karyawan.
  • Larang karyawan untuk berkumpul atau hindari keramaian
  • Siapkan ruang bekerja di kantor dengan memenuhi protokol kesehatan.

Social Distancing & Tips Pencegahan Penyebaran

  • Gunakan absensi online seperti fitur Live Attendance yang dimiliki oleh Talenta.
  • Terapkan aturan shift misalnya Senin dan Kamis di kantor sedangkan Selasa, Rabu, dan Jumat di bekerja dari rumah.
  • Hindari penumpukan penggunaan fasilitas sanitasi  terutama saat jam istirahat.
  • Tandai indikator jarak aman di ruang kerja.
  • Tutup ruang rapat atau batasi penggunaannya dengan berdasarkan jumlah peserta rapat.

Perhatikan Protokol Kesehatan:

  • Periksa suhu tubuh karyawan sebelum masuk area kantor. Jika ditemukan karyawan yang memiliki panas tinggi di atas 37,5 derajat celcius langsung melarang berkantor untuk menekan risiko menularkan virus.
  • Meminta karyawan untuk melaporkan riwayat kesehatan dan perjalanan.
  • Sediakan masker dan hand sanitizer di tempat kerja.
  • Berikan informasi tentang protokol kesehatan seperti cuci tangan.
  • Rutin bersihkan area kantor dengan disinfektan.
  • Membawa makanan dan minuman serta fasilitas makan dan minum sendiri.

Bikin Rencana Merespons Pandemi

  • Karantina karyawan yang memiliki gejala tertular COVID-19.
  • Karyawan yang bergejala bisa kembali bekerja ke tempat kerja hanya setelah mendapatkan izin dari tim medis / petugas kesehatan.
  • Rutin bersihkan semua area yang digunakan oleh karyawan. 

Kesadaran Pedoman COVID-19

  • Memberikan edukasi kepada semua karyawan melalui poster dan kampanye digital.
  • Informasikan ke semua karyawan tentang prosedur yang harus dilakukan ketika operasional kantor kembali dibuka.

Tips Tambahan

  • Perlu mengadopsi penggunaan fasilitas digital dalam bekerja.
  • Mengelola shift secara bergilir.
  • Gunakan fasilitas komunikasi yang ada untuk memberikan informasi penting kepada karyawan.
  • Perlu untuk melakukan survei terkait dengan kesehatan karyawan.

Karyawan yang Berinteraksi dengan Pelanggan

Terlepas dari pedoman yang ditetapkan untuk bekerja dari kantor di bagian sebelumnya, berikut ini adalah tindakan pencegahan untuk karyawan yang memiliki peran berinteraksi langsung dengan pelanggan.

Note: Mau tahu pedoman karyawan bekerja saat new normal? Baca artikel Pedoman COVID-19 di Kantor dalam Persiapan New Normal

Aturan Kunjungan

  • Adanya history log/pencatatan/pendataan bagi siapa saja yang berkunjung. Di dalamnya dicatat status kesehatan mereka seperti apa agar mudah dilacak.
  • Semua pengunjung harus patuh pada protokol kesehatan seperti pemeriksaan suhu tubuh.
  • Harus menggunakan masker.
  • Harus melewati zona penyemprotan disinfektan jika tersedia.

Aturan Karyawan

  • Jumlah karyawan tidak perlu terlalu banyak saat di ruang kerja.
  • Atur shift karyawan misalnya Senin dan Kamis di kantor sedangkan Selasa, Rabu, dan Jumat di bekerja dari rumah.
  • Batasi karyawan yang masuk di luar shift yang telah ditentukan.

Pengecekan Kebersihan Sanitasi

  • Pastikan bisnis telah menggunakan transaksi non tunai.
  • Rutin melakukan audit dan membersihkan fasilitas kantor dengan frekuensi sentuhan yang sangat sering seperti meja, pintu, dan tombol lift. 
  • Pastikan adanya fasilitas tambahan sanitasi seperti penyediaan masker dan sarana cuci tangan.

Pedoman COVID-19

  • Berikan informasi bagaimana menjaga jarak yang aman dengan pelanggan.
  • Perhatikan protokol kesehatan saat berkomunikasi dengan pelanggan seperti menggunakan masker dan face shield.

Panduan Memulihkan Bisnis saat Karyawan Bekerja Lagi di Kantor  

Para pengusaha sudah membuat banyak keputusan terkait dengan dampak dari pandemi Virus Corona atau COVID-19. Misalnya dengan menutup operasional perusahaan di kantor hingga menerapkan bekerja dari rumah atau work from home bagi karyawan.

Namun, COVID-19 justru memaksa perusahaan untuk mengadopsi berbagai macam teknologi. Hal ini dilakukan agar bisnis tetap berjalan meski karyawan tidak bekerja dari kantor. 

Saat new normal seperti sekarang, karyawan secara bertahap kembali ke kantor. Protokol kesehatan tetap dijalankan. Lantas apa yang perlu dilakukan perusahaan untuk memulihkan bisnis saat karyawan sudah bekerja lagi di kantor?  

Meningkatkan 5 Kali Produktivitas Karyawan

Perusahaan perlu memikirkan cara bagaimana menggenjot produktivitas kinerja karyawan hingga 5 kali lipat usai berbulan-bulan mereka bekerja dari rumah. Caranya adalah dengan membuat program kerja dengan konsep baru dan apa saja target yang mau dicapai. 

Misalnya mendesain ulang secara kreatif program performance & rewards. Cara lain yang bisa dilakukan yaitu kepemilikan saham karyawan (employee stock ownership plan) hingga  leadership recognition/special projects.

Akselerasi Digitalisasi

Teknologi memainkan peran penting dalam memastikan kelangsungan bisnis. Untuk itu, perlu bagi perusahaan mengadopsi teknologi baru yang dapat membantu sekaligus mempercepat bisnis perusahaan lebih berkembang saat new normal. Teknologi juga bisa memberikan manfaat lain seperti efisiensi waktu. 

Kelola Anggaran Sesuai Prioritas

Tak perlu ragu untuk menghentikan sementara rekrutmen karyawan baru serta pemutusan hubungan kerja (PHK) agar anggaran lebih efisien. Alternatif lainnya adalah monitor seluruh pengeluaran dan pendapatan, mereview tunjangan dan manfaat, dan memotong gaji karyawan.  Yang paling penting adalah meninjau ulang rencana bisnis perusahaan yang membutuhkan anggaran besar.  

Pengelolaan Sumber Daya Manusia (Karyawan)

Tinjau kembali rencana merekrut karyawan baru untuk mengurangi risiko PHK gelombang kedua. Sebaiknya, gunakan karyawan internal yang tersedia untuk mencapai beberapa target jangka pendek. Caranya dengan memberikan training keterampilan agar karyawan bisa beradaptasi dengan pekerjaan lain. Dengan cara ini perusahaan memiliki porsi SDM yang ramping dan ideal ketika kembali memulai bisnisnya.   

Sebagai bentuk dukungan kami terhadap dibukanya kembali operasional bisnis, bulan ini kami merilis program Money Back Guarantee untuk Talenta. Ciptakan rasa aman di masa yang tak pasti dengan software HRIS yang memberikan solusi pengelolaan HR di segala situasi.

Selama program periode 15 Juni-15 Juli 2020, kami memberikan jaminan uang kembali 100% selama 3 bulan masa garansi. Cari tahu selengkapnya mengenai #moneybackguarantee dengan ketuk banner di bawah ini.


PUBLISHED10 Jun 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat