Administrasi HR 4 min read

Contoh Form Reimbursement Perusahaan dalam Berbagai Format

By Jordhi FarhansyahPublished 26 Jan, 2023

Bagaimana contoh form reimbursement di sebuah perusahaan? Istilah reimbursement bukan lah hal yang asing bagi orang yang bekerja.

Sistem reimbursement sendiri merupakan sistem yang sangat umum digunakan di perusahaan terkait sistem pembiayaan.

Untuk menggunakannya, karyawan kerap harus mengisi beberapa form agar perusahaan bisa menyetujuinya.

Dalam artikel ini, Mekari Talenta akan memberikan beberapa contoh form reimbursement dalam berbagai format. Berikut adalah artikel lengkapnya.

Apa Itu Form Reimbursement?

Mari membahas pengertian reimbursement secara singkat terlebih dahulu.

Reimbursement sendiri merupakan uang yang dibayarkan kembali oleh pihak tertentu kepada satu pihak lainnya atas pemakaian untuk berbagai biaya yang seharusnya di-cover.

Beberapa biaya tersebut biasanya meliputi biaya perjalanan bisnis, akomodasi, biaya kesehatan, biaya pembelian aset, dan lain sebagainya.

Dalam konteks ini, pembayaran yang terjadi berarti antara perusahaan ke karyawan.

Kemudian sebagai contoh, agar uang yang telah dipakai karyawan dapat diganti oleh perusahaan karyawan perlu mengisi form reimbursement.

Berikut adalah tahapan umum pengajuan form reimbursement.

  • Karyawan mengisi form reimbursement cetak dengan menyertakan bukti pembayaran atau pembelian yang detail.
  • Setelah diisi dan disetorkan, form reimbursement akan diverifikasi oleh divisi keuangan.
  • Tim keuangan akan meminta persetujuan manajer apabila proses verifikasi selesai
  • Jika disetujui, proses pencairan uang ke rekening karyawan akan dilakukan.

Dari proses di atas, kita jadi mengetahui bahwa contoh form reimbursement karyawan menjadi dokumen yang sangat penting.

Tanpa ada form tersebut, perusahaan akan sulit memverifikasi pembayaran dan catatan keuangan tidak dapat dikelola dengan baik.

Contoh Form Reimbursement Sederhana

Ketika membuat contoh form reimbursement untuk perusahaan, ada beberapa informasi penting yang perlu dicantumkan di dalamnya.

Informasi data karyawan tersebut meliputi nama dan jabatan karyawan, nama manajer, divisi karyawan, jenis reimbursement, tanggal reimbursement, deskripsi transaksi, serta jumlah biaya transaksi.

Hal ini bertujuan agar tim keuangan dapat dengan mudah memverifikasi pembayaran yang telah karyawan lakukan sesuai data yang benar.

Selain itu, nota atau bukti transaksi asli juga perlu dilampirkan bersamaan dengan form reimbursement.

Berikut adalah beberapa contoh form reimbursement yang bisa Anda contoh untuk perusahaan.

Contoh Form Reimbursement Sederhana

Baca juga: Pengertian Sistem Reimbursement Perusahaan

Contoh Form Reimbursement Format Word

Berikut adalah contoh form reimbursement dalam format Word.

contoh form reimbursement perusahaan format Word

Contoh Form Reimbursement Format Excel

Berikut adalah contoh form reimbursement dalam format Excel.

contoh form reimbursement perusahaan format excel

Baca Juga : Contoh Data Karyawan yang Dibutuhkan Perusahaan

Contoh Form Reimbursement Format PDF

Berikut adalah contoh form reimbursement dalam format PDF.

contoh form reimbursement perusahaan format pdf

Maksimalkan Proses Reimbursement Otomatis dengan Mekari Talenta

Itulah tadi beberapa contoh form reimbursement yang bisa dijadikan referensi untuk perusahaan.

Satu hal yang perlu Anda ketahui, menggunakan form seperti contoh di atas berarti menjalankan proses reimbursement secara manual.

Untuk perusahaan dengan karyawan yang mobilitasnya tinggi, proses reimbursement secara manual boleh dibilang tidak lagi efektif.

Pertama, reimbursement manual masih menggunakan dokumen fisik yang memiliki risiko hilang atau tercecer.

Jika dokumen hilang, Anda akan kesulitan ketika perusahaan perlu menghitung kembali arus kas.

Kedua, reimbursement manual berarti karyawan harus menyetorkan form serta bukti transaksi fisik ke kantor serta meminta tanda tangan persetujuan atasan yang belum tentu ada di kantor saat itu.

Untuk karyawan yang sering meeting di luar, tentu ini bukan cara yang efektif.

Lalu, apa solusinya?

Anda bisa beralih ke sistem reimbursement online menggunakan software HRIS.

Software HRIS Mekari Talenta memiliki fitur untuk mengelola reimbursement dengan mudah mulai dari proses pengajuan, persetujuan, hingga pembayaran.

Dengan menggunakan Mekari Talenta, Anda dapat melakukan reimbursement dengan lebih presisi dan cepat karena dilakukan secara otomatis.

Maksimalkan Proses Reimbursement Otomatis dengan Mekari Talenta

Cara kerjanya seperti ini, pertama-tama karyawan dapat mengajukan reimbursement langsung lewat aplikasi mobile Mekari Talenta termasuk mengunggah bukti transaksi yang sudah difoto.

Anda dapat mengatur sendiri tahapan persetujuan, apakah cukup tim keuangan saja atau perlu sampai level manajer.

Setiap ada pengajuan masuk, persetujuan, reimbursement disetujui atau ditolak, Mekari Talenta akan memberikan notifikasi untuk memastikan masing-masing pihak mengetahui prosesnya sudah sampai di tahap mana.

Setelah disetujui, karyawan akan mendapatkan notifikasi bahwa dana akan segera dicairkan.

Semua ini bisa dilakukan di mana saja tanpa perlu dokumen fisik dan persetujuan yang membuat karyawan pergi ke kantor.

Itulah tadi kemudahan dalam mengurus sistem reimbursement menggunakan solusi dari Mekari Talenta.

Jika Anda tertarik untuk mencoba fitur ini dan fitur lainnya lebih lanjut, Anda bisa mengunjungi laman produk Mekari Talenta dan konsultasikan kebutuhan HR Anda dengan tim sales kami.

Jordhi Farhansyah
Penulis yang hobi fotografi analog.