4 Tips Rukun Raharja Pantau Karyawan WFH Selama COVID-19

4 Tips Rukun Raharja Pantau Karyawan WFH Selama COVID-19

Tak sedikit yang meragukan kebijakan work from home (WFH) selama pandemi virus corona baru atau coronavirus disease 2019 (COVID-19) bakal berjalan mulus. Berbagai pertanyaan pun muncul. Benarkah karyawan melakukan pekerjaan dengan baik? Atau malah kesempatan buat jalan-jalan?

Maklum saja, kesan pertama yang didapat dari work from home atau bekerja dari rumah adalah karyawan bermalas-malasan. Lalu yang jadi perhatian adalah bagaimana cara mengawasi para karyawan tersebut selama WFH ini.

Note : Baca artikel Tips Mengelola Absensi Selama Work From Home

Tentu berbeda jika mereka berada di kantor. Berbagai aktivitas terpantau dan sewaktu-waktu butuh tatap muka, tinggal panggil saja. Berbagai hambatan dan keraguan mempekerjakan karyawan dari rumah tak terelakkan. Mulai soal interaksi hingga memonitornya jadi pertanyaan besar manajemen perusahaan.

Namun salah satu perusahaan investasi di Indonesia, PT Rukun Raharja Tbk (RAJA) punya cara sendiri untuk menyiasati work from home kepada para karyawannya. Seperti apa caranya?

Human Resources (HR) Spesialist PT Rukun Raharja Tbk, Suci Puspita Galih, membeberkan trik memantau karyawan yang bekerja dari rumah selama pandemi COVID-19 ini kepada Talenta by Mekari seperti dikutip, Selasa (14/4).

Ilustrasi Work From Home

Menggunakan Teknologi untuk Monitor Karyawan

Galih mengakui karena bidang pekerjaannya di bagian pengelola sumber daya manusia, maka peran teknologi sangat dibutuhkan. Bukan hanya saat operasional perusahaan dalam kondisi normal, terlebih ketika dihadapkan pada kondisi seperti sekarang ini.

Dengan teknologi perusahaan mudah memantau karyawan selama bekerja dari rumah. Bahkan penggunaan teknologi ini justru menguntungkan, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Operasional perusahaan tetap jalan, tak ada PHK (pemutusan hubungan kerja).

Karena itulah, untuk mendukung pekerjannya ia memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk desktop software, web apps dan/atau mobile apps atau HRIS (Human Resources Information System) dari Talenta.

Dia mengungkapkan, untuk urusan personalia yang menyangkut kebutuhan karyawan salah satunya dalam memonitor absensi karyawan selama WFH, pihaknya menggunakan teknologi cloud yang disediakan Talenta.

Note : Baca artikel Pentingnya Sistem HRIS bagi Perusahaan saat Pemberlakuan New Normal

“Karyawan semuanya sudah WFH. Mungkin ada beberapa ke kantor karena memang bagiannya harus dikerjakan di kantor, tapi tidak berlanjut tiap hari. Jadi kita pantau apakah dengan WFH ini karyawan benar-benar kerja atau malah jadi libur,” kata Galih.

Talenta memang menyediakan berbagai fitur yang memudahkan divisi Human Resources (HR) mengelola urusan karyawan saat bekerja dari rumah. Misalnya fitur absensi mobile, Live Attendance, yang dapat membantu HR PT Rukun Raharja Tbk untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah.

Live Attendance dari Talenta dilengkapi dengan fitur selfie check–in. HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real-time setiap kali karyawan melakukan clock–in atau clock–out. Dengan begitu, HR tetap bisa mengawasi apakah karyawan bekerja atau tidak.

WFH HRD

Memilih Fitur yang Sesuai untuk Tingkatkan Kinerja Karyawan

Demi kelancaran absensi karyawan PT Rukun Raharja Tbk, Galih memilih menggunakan fitur absensi mobile Attendance yang ada di aplikasi Talenta. Sehingga kualitas kerja karyawan selama WFH bisa terjaga.

“Di Talenta kan ada fitur Live Attendance dan Attendance. Kita pakai fitur yang Attendance biar karyawan bikin list pekerjaan harian, manajer ngereview, jadi tahu tiap hari apa yang dikerjakan. Jadi saat check-in (absensi) karyawan harus submit pekerjaan harian atau yang akan dikerjakan,” jelasnya.

Note : Baca artikel Maksimalkan Teknologi HRIS untuk Cegah Penyebaran Virus Corona di Kantor

Bahkan menurutnya penggunaan fitur itu membuat waktu kerja karyawan selama WFH di masa COVID-19 ini bisa fleksibel. Ia mencontohkan, karyawan bisa mengajukan mengerjakan pekerjaannya di jam-jam tertentu yang tidak harus dari pagi hingga sore layaknya jam kantor.

“Pada saat check-out (absensi) dia update progresnya yang dikerjakan hari itu. Dengan begini orang yang tidak bisa full day di depan laptop seperti kerja di kantor bisa mengerjakan di waktu lain, mungkin malam baru mulai kerja,” ungkapnya.

Pakai Teknologi yang Tepat buat Urusan Dokumen hingga ‘Meeting’ Klien

Galih mengakui banyak pekerjaan yang urusannya dengan bagian direksi maupun klien. Seperti meminta persetujuan untuk menandatangani dokumen penting dan lainnya.

Namun hal ini bisa dengan mudah ia lakukan seiring adanya teknologi.

“Misalnya untuk tanda tangan basah. Kita tinggal kirim saja ke direkturnya. Direktur print (cetak) sendiri, tanda tangan sendiri, cap sendiri, nanti kirim balik ke kita. Jadi enggak mengharuskan ke kantor,” ucapnya.

Note : Baca artikel Pengelolaan Karyawan Industri Manufaktur dengan HRIS

Demi kelancaran komunikasi selama WFH, perusahaan juga menggunakan teknologi lainnya yang mendukung seperti WhatsApp, Microsoft Team untuk conference call (concall) maupun chatting terkait pekerjaan. Sedangkan untuk melakukan meeting dengan klien, perusahaan menggunakan Zoom.

Solusi HRIS menghadapi Tren Teknologi di Industri Manufaktur

Pemanfaatkan Teknologi yang Mendukung untuk Urusan Administrasi

Dirinya bersyukur dengan adanya teknologi yang mendukung semua pekerjaannya dan kelancaran operasional perusahaan di bagian HR di PT Rukun Raharja Tbk ini. Sehingga ia bisa melakukan banyak hal secara daring (online).

“Seperti administrasi-administrasi itu kita online. Kita (urusan) pembayaran sudah pakai aplikasi sendiri, lalu keuangan, terus pengadaan juga sudah ada aplikasinya (yang digunakan untuk kelancaran administrasi),” jelasnya.

Untuk memudahkan proses menghitung gaji karyawan, Talenta menyediakan fitur Payroll. Fitur ini terintegrasi serta terhubung dengan update peraturan yang berlaku.

Perusahaan tinggal melakukan proses hitung cepat dengan aplikasi yang tersedia. Pengurangan akan dilakukan dengan cermat dan hitungan rincinya akan muncul pada slip gaji yang diterima karyawan setiap bulan.

Note : Baca artikel Cara Menerapkan HRIS secara Optimal bagi Perusahaan Indonesia

Talenta adalah software payroll Indonesia dengan fitur HR yang membantu mengelola cuti, absensi, lembur, hingga perhitungan gaji dan THR (Tunjangan Hari Raya) beserta pajak serta BPJS Karyawan.

Sebagai penyedia HRIS, dalam rangka mendukung imbauan pemerintah untuk melakukan work from home, Talenta juga menyediakan penawaran spesial melalui program #WFHbukanliburan. Program ini merupakan serangkaian kampanye sebagai bentuk dukungan kami untuk menciptakan iklim bisnis yang tetap produktif meskipun sedang berada di tengah krisis dengan memaksimalkan penggunaan teknologi HRIS.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. Cukup ketuk banner di bawah ini untuk mendapatkan promo kesempatan gratis 3 bulan dengan melakukan aktivasi di bulan April 2020.

CTA Talenta

 


PUBLISHED14 Apr 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat