Memahami Tugas, Fungsi, dan Pengertian Manajemen Personalia

Dalam sebuah perusahaan, peran dan fungsi manajemen personalia bisa dikatakan sangat besar. Lalu mengenai tugas, fungsi, juga pengertian manajemen personalia adalah sebagai berikut akan di jelaskan di blog Mekari Talenta.

Salah satu tugas manajemen personalia sendiri adalah merekrut karyawan dan mengembangkan potensinya agar dapat memiliki nilai yang membantu performa perusahaan.

Sebagai bagian penting dari perusahaan, manajemen personalia juga memiliki peranan besar lainnya agar dapat mewujudkan visi misi perusahaan.

Mereka harus bisa memilih orang dengan kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan perusahaan.

Sehingga bagian ini jadi sangat penting karena berkaitan dengan karyawan dan hubungan mereka di dalam perusahaan.

Lalu, apa saja fungsi serta tugas dari bagian personalia dalam suatu perusahaan? Simak pemaparannya berikut ini.

Apa itu Personalia?

Untuk lebih jelasnya, personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola SDM untuk berbagai urusan yang terkait dengan administratif.

Selain itu, personalia juga mengatur hubungan industrial antara perusahaan dan karyawannya.

Pengaturan hubungan industrial ini diatur dalam UU No.13 Tahun 2003 Pasal 1 ayat 16 yang berbunyi:

Hubungan Industrial adalah suatu sistem hubungan yang terbentuk antara para pelaku dalam proses produksi barang dan/atau jasa yang terdiri dari unsur pengusaha, pekerja/buruh, dan pemerintah yang didasarkan pada nilai nilai Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Jika HRD adalah pekerjaan yang lebih terlibat dengan karyawan, personalia memiliki fungsi seperti bertanggung jawab terhadap employee database, payroll , dan pembayaran benefit lainnya.

Termasuk di dalamnya adalah pinjaman karyawan, absensi kehadiran, pencatatan cuti tahunan, data terkait slip gaji dan filing dokumen.

Sebenarnya, paham personalia merupakan basis awal dari Human Relations.

Pada waktu itu, muncul kebutuhan tentang adanya bagian khusus yang melayani kebutuhan karyawan yang memuncak, seperti soal gaji, presensi online / offline, cuti, dan administrasi lain.

Saat itu, mereka juga dikenal sebagai “pelayan” tenaga kerja setiap harinya.

Maka, muncullah pekerjaan personalia yang hingga saat ini masih berkaitan dengan segala sesuatu bersifat administratif.

Definisi, Tugas Dan Tanggung Jawab Personalia

Personalia adalah istilah yang merujuk pada fungsi atau departemen dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengelola aspek-aspek yang terkait dengan sumber daya manusia (SDM).

Personalia bertanggung jawab untuk mengelola kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan, mulai dari perekrutan, pengembangan, penilaian kinerja, penggajian, manajemen kinerja, hingga perencanaan sumber daya manusia.

Departemen Personalia atau HR (Human Resources) merupakan bagian penting dalam organisasi karena mereka memiliki peran kunci dalam menjaga dan mengoptimalkan potensi serta kinerja karyawan.

Tugas dan tanggung jawab personalia dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi, namun beberapa tugas umum yang dilakukan oleh departemen personalia antara lain:

Perekrutan dan seleksi karyawan: Membantu dalam proses perekrutan karyawan baru, melakukan seleksi dan penilaian terhadap calon karyawan, serta melakukan onboarding dan orientasi bagi karyawan baru.
Pengembangan karyawan: Merancang dan mengimplementasikan program pengembangan karyawan, seperti pelatihan dan pengembangan keterampilan, program mentoring, dan pengembangan karir.
Manajemen kinerja: Mengelola proses penilaian kinerja, menetapkan target kinerja, memberikan umpan balik kepada karyawan, serta mengidentifikasi dan mengelola kinerja yang tidak memenuhi harapan.
Penggajian dan manajemen kompensasi: Bertanggung jawab untuk mengelola sistem penggajian, administrasi upah, manajemen tunjangan, dan program kompensasi lainnya.
Manajemen hubungan kerja: Mengelola hubungan antara perusahaan dengan karyawan, termasuk penyelesaian konflik, kebijakan penggajian, peraturan perusahaan, dan konsultasi terkait masalah ketenagakerjaan.
Kepatuhan hukum ketenagakerjaan: Memastikan kepatuhan organisasi terhadap peraturan ketenagakerjaan dan hukum terkait, serta mengelola masalah hukum ketenagakerjaan yang timbul.
Perencanaan dan pengembangan strategis SDM: Berpartisipasi dalam perencanaan strategis organisasi, termasuk perencanaan kebutuhan SDM masa depan, analisis gap keterampilan, dan perencanaan suksesi.

Departemen Personalia berperan penting dalam menjaga keharmonisan dan efisiensi organisasi melalui pengelolaan sumber daya manusia yang optimal.

Mereka bekerja untuk mendukung pertumbuhan, pengembangan, dan kesejahteraan karyawan, serta memastikan kepatuhan terhadap aturan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.

Apa Itu Manajemen Personalia?

Manajemen personalia adalah salah satu bagian dari perusahaan yang berhubungan dengan manusia.

Secara singkat, manajemen personalia berarti bagaimana perusahaan mengelola sumber daya manusia secara efektif.

Selain itu, manajemen personalia juga mengurus segala hal terkait pemberian kompensasi, pengembangan karyawan, perencanaan, hingga kesejahteraan karyawan.

Proses ini dapat dimulai sejak Anda melakukan perekrutan, membimbing, hingga menghasilkan seorang karyawan yang memiliki kemampuan tinggi.

Manajemen personalia juga bukan berarti ia harus selalu memperhatikan kompetensi yang dimiliki karyawan.

Tetapi juga bagaimana meningkatkan engagement karyawan terhadap perusahaan yang akhirnya menciptakan karyawan yang loyal terhadap perusahaan.

Jika hal ini dapat dicapai, maka fungsi suatu perusahaan dapat berjalan dengan sangat baik, mulai dari proses perekrutan, pelatihan, hingga meningkatkan performa karyawan agar bekerja secara maksimal.

Perbedaan Manajemen Personalia dengan HRD

Mungkin sebagian besar orang beranggapan bahwa manajemen personalia itu sama dengan human resource development atau HRD.

Memang benar bahwa fungsi keduanya berkaitan, namun secara prinsip, dua-duanya merupakan hal yang berbeda.

Pengertian manajemen personalia sendiri ada hubungannya dengan perencanaan serta seleksi karyawan.

Tak sebatas itu, pelatihan, pengembangan, serta pemeliharaan sumber daya manusia yang tujuannya mencapai visi misi perusahaan juga termasuk dalam ruang lingkupnya.

Sementara itu, perbedaan yang paling mendasar antara bagian personalia dengan HRD adalah ruang lingkup pekerjaannya.

Ia juga lebih fokus kepada administrasi yang pada akhirnya mendukung jalannya fungsi HRD.

Misalnya, ia memiliki tanggung jawab yang berhubungan pada peraturan karyawan, administrasi karyawan, hingga cara membuat database karyawan dengan Excel.

Sementara HRD sendiri merupakan pekerjaan yang mengurusi hal-hal yang ada kaitannya dengan karyawan.

Misalnya proses rekrutmen, pengembangan minat dan skill karyawan, mengadakan evaluasi kerja, hingga mengurus benefit karyawan.

Nah, tanpa adanya manajemen personalia, fungsi HRD di perusahaan tidak akan berjalan dengan maksimal. Karenanya keduanya saling berkaitan satu sama lain.

Penjelasan Mengenai Fungsi Manajemen Personalia

Secara fungsi, pengertian manajemen personalia dapat dibagi menjadi dua kategori, yakni fungsi manajemen dan fungsi operasional.

Berikut pemaparan mengenai kedua fungsi tersebut.

Fungsi manajemen memiliki empat komponen yang akan menjadi parameter kesuksesan perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Keempat komponen tersebut adalah sebagai berikut.

**Fungsi perencanaan (*planning***)

Fungsi perencanaan atau planning artinya manajemen personalia akan menentukan program serta fungsi-fungsi yang harus dijalankan oleh para karyawan.

Hal ini nantinya bisa membantu mencapai tujuan perusahaan.

**Fungsi Pengorganisasian (*organizing***)

Setelah membuat perencanaan dan menentukan fungsi-fungsi yang harus dipatuhi serta dijalankan masing-masing karyawan, selanjutnya adalah fungsi pengorganisasian.

Fungsi ini adalah cara untuk mewujudkan tujuan perusahaan melalui pengorganisasian tenaga kerja yang tepat.

Pengorganisasian karyawan yang telah terbentuk nantinya akan memperlihatkan hubungan vertikal serta horizontal antar karyawan dan divisinya.

**Fungsi pengarahan (*directing***)

Selanjutnya adalah fungsi pengarahan atau directing kepada karyawan yang ada di perusahaan.

Fungsinya adalah agar karyawan dapat bekerja sesuai dengan job desk masing-masing hingga mencapai efisiensi dalam perusahaan.

**Fungsi pengawasan (*controlling***)

Yang terakhir dari fungsi manajemen adalah controlling atau pengawasan.

Di sini, manajemen personalia akan melakukan pengawasan terhadap kinerja karyawan, baik dengan bantuan aplikasi penilaian kinerja atau secara manual.

Ia juga akan melihat apakah aktivitas kerja di suatu perusahaan sudah sesuai rencana awal atau belum.

Nantinya, dapat melakukan perbaikan atau perubahan lain jika ada yang belum sesuai dengan tujuan perusahaan.

Tugas, Tanggung Jawab, dan Peran Maajemen Personalia Adalah Sebagai Berikut

Penerimaan tenaga kerja koordinasi dengan labour supply
Sosialisasi dan koordinasi
Menyiapkan perjanjian kerja dengan karyawan baru
Menyusun dan tahu cara membuat daftar hadir online
Menyiapkan internal letter dan outgoing letter
Memperbaharui/update dan record data dengan software HRIS

Jadi, dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara tugas HRD dan personalia terdapat pada ruang lingkup kerja keduanya.

Personalia cenderung berada di area administrasi yang mendukung terlaksananya fungsi HRD.

Lalu tanpa keberadaan personalia, maka fungsi Human Resource Departement pun akan sulit terlaksana karena keduanya memiliki aspek yang berkaitan.

Nah, sekarang Anda sudah paham kalau HRD adalah salah satu departemen atau divisi yang ada di perusahaan, dan personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola SDM untuk berbagai urusan yang terkait dengan administratif.

Namun, tak dapat dipungkiri bahwa kini banyak Human Resource Departement yang juga mengerjakan tugas personalia sehingga tingkat fokus berkurang.

Untuk mengatasi hal ini, divisi Human Resource Departement bisa menggunakan software Payroll khusus seperti Talenta sehingga dapat melakukan apa saja tanpa kehilangan kendali atas personalia karyawan.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Anda juga dapat mencoba gratis Talenta, sekarang juga dengan klik tombol di atas!

Apa Itu Fungsi Operasional Manajemen Personalia

Setelah tadi kita membahas mengenai fungsi manajemen, kini kita akan membahas mengenai fungsi kedua dari manajemen personalia yakni fungsi operasional.

Fungsi ini menjelaskan berbagai aspek mengenai pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan, seperti pengadaan, pelatihan, serta pengembangan karyawan.

Berikut penjelasan lengkapnya mengenai fungsi operasional.

**Pengadaan tenaga kerja (procurement)**

Fungsi ini termasuk di dalamnya menyediakan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Nah, hal ini bisa dilakukan dengan mengadakan rekrutmen karyawan.

**Pengembangan karyawan (training development)**

Untuk bisa meningkatkan skill karyawan, manajemen personalia dapat menjalan fungsi pemgembangan karyawan.

Pengembangan bisa dilakukan dengan memberikan pelatihan yang berhubungan dengan skill yang dibutuhkan karyawan di bidangnya.

Sehingga tugas mereka dapat dijalankan dengan baik.

**Pemberian kompensasi (compensation)**

Jika ada karyawan yang telah membuktikan kerja kerasnya dalam bekerja, manajemen personalia dapat memberikan kompensasi sebagai bentuk penghargaan.

**Pengintegrasian (Integration)**

Dalam fungsi pengintegrasian, manajemen personalia akan memastikan semua karyawan antara satu divisi dengan yang lain saling terintegrasi dan bisa bekerja sama dengan baik.

**Pemeliharaan (Maintenance)**

Pada fungsi ini, manajemen personalia harus memastikan kondisi karyawan. Mereka bisa memastikan kondisi karyawan, baik fisik maupun psikisnya, baik-baik saja.

Hal ini bisa dicapai dengan memberikan pelayanan serta benefit seperti fasilitas kesehatan dan konseling ke psikolog.

Sifat Manajemen Personalia

Cakupan dari sifat manajemen personalia di antaranya adalah fungsi pengembangan, ketenagakerjaan, serta kompensasi.

Fungsi-fungsi tersebut akan dijalankan oleh manajemen personalia tentunya dengan berkonsultasi dengan perusahaan serta berbagai divisi yang ada di perusahaan.

Sifat-sifat manajemen personalia lainnya antara lain adalah sebagai berikut:

Manajemen personalia lebih berfokus pada tindakan dibandingkan perencanaan serta metode kerja jangka panjang. Sehingga, setiap karyawan yang memiliki masalah atau keluhan dapat diselesaikan lebih efektif lewat keputusan-keputusan yang rasional.
Membuat perencanaan kompensasi serta insentif yang kompetitif agar memotivasi karyawan sehingga mereka memiliki performa yang optimal.
Mengelola dengan baik sumber daya manusia di dalam sebuah perusahaan agar mereka dapat bekerja semaksimal mungkin dan memiliki kesejahteraan baik di perusahaan maupun secara personal.

Tujuan Manajemen Personalia

Pada dasarnya, tujuan dari adanya manajemen personalia itu harus menyeimbangkan apa yang jadi tantangan perusahaan, fungsi SDM, dan juga aspek terkait SDM lainnya.

Ketika tidak dijalankan secara efektif, justru akan mengagnggu kinerja serta produktivitas perusahaan.

Secara lebih detil, tujuan manajemen personalia adalah sebagai berikut:

Tujuan Sosial

Maksudnya, perusahaan secara sosial dan etika bertanggung jawab terhadap masyarakat dan meminimalisir dampak negatifnya seminimal mungkin.

Tujuan Organisasional

Tujuan yang satu ini dibuat agar organisasi ataupun perusahaan mampu mencapai tujuannya, misalnya menjadi perusahaan terbaik di bidang tertentu.

Tujuan Fungsional

Mempertahankan kontribusi dalam mengelola SDM agar bisa berperan sesuai yang diharapkan dan juga kebutuhan perusahaan.

Tujuan Individual

Tujuan masing-masing individu perusahaan yang bisa diselaraskan dengan tujuan bersama di sebuah perusahaan.

Apa Saja Tugas Manajemen Personalia?

Jika sebelumnya sudah disebutkan bahwa tugas manajemen personalia adalah lebih fokus kepada bagian administrasi suatu perusahaan, selanjutnya kita akan membahas secara spesifik apa saja tugasnya.

Pastinya bagian penting dari perusahaan ini berhubungan dengan sumber daya manusia atau karyawan di dalam sebuah perusahaan.

Tugas dari seorang personalia tentu akan lebih mudah apabila dibantu dengan menggunakan aplikasi simpeg berbasis cloud dari Mekari Talenta yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun.

Tugas-tugas tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.

Melakukan proses rekrutmen calon karyawan dan memastikan bahwa skill mereka sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.
Menyusun anggaran yang berkaitan dengan calon karyawan yang nantinya dibutuhkan oleh perusahaan.
Membuat perencanaan kerja bagi karyawan misalnya pekerjaan apa saja yang akan menjadi tanggung jawab karyawan serta spesifikasi pekerjaannya.
Menyimpan dan mengelola database karyawan serta aset perusahaan. Talenta sebagai salah satu software HRIS berbasis cloud yang memiliki fitur untuk mengelola database karyawan dan manajemen aset yang praktis.
Mengatur hal-hal terkait pengembangan skill karyawan
Mengatur sistem absensi karyawan
Mengatur kesejahteraan karyawan melalui sistem payroll karyawan, bonus, kompensasi, hingga pengaturan benefit karyawan lainnya.

Itulah beberapa penjelasan mengenai tugas maupun fungsi manajemen personalia.

Bagi Anda yang memiliki perusahaan dan ingin mencari solusi terkait pengelolaan karyawan serta perhitungan payroll yang lebih mudah, Anda bisa mencoba aplikasi Talenta.

Talenta sendiri telah dipercaya oleh banyak perusahaan yang bergerak di berbagai bidang seperti industri, ritel, teknologi informasi, dan lain sebagainya.

Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan Talenta untuk mengelola karyawan mulai dari absensi karyawan, pengelolaan database, hingga perhitungan payroll melalui aplikasi payroll yang sangat mudah digunakan.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir berikut ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Yuk, coba gratis software HRD dan payroll terbaik Talenta sekarang dengan klik tombol di bawah ini.