Opini: Transformasi Digital HR di Masa Pandemi Adalah Keharusan

Tidak bisa dipungkiri bahwa perkembangan teknologi di berbagai bidang pekerjaan mempengaruhi transformasi digital salah satunya adalah bidang HR.

Sistem HR yang menyediakan fungsi lengkap dan terintegrasi dapat membantu perusahaan dalam melakukan transformasi digital HR dalam manajemen sumber daya manusia (SDM), khususnya di masa pandemi Corona atau COVID-19.

Apabila transformasi digital HR tidak dilakukan maka perusahaan bisa saja menghadapi risiko tertinggal dalam persaingan.

Berikut catatan saya terkait dengan peran teknologi dalam proses kerja HR.

Baca Juga: HR Manager, Definisi, Fungsi, dan Bagaimana Peran Pentingnya di Perusahaan

Bentuk Transformasi Digital HR

Rekrutmen yang Efektif

Saat ini, banyak perusahaan telah menyadari bahwa perekrutan yang efektif tidak dapat dilakukan tanpa menggunakan teknologi. Organisasi sekarang menggunakan portal pekerjaan di internet untuk mencari kandidat terbaik untuk sebuah posisi.

Proses ini telah dibuat efektif dengan penggunaan internet karena banyak orang akan mengetahui lowongan tersebut dan bisa meningkatkan kemungkinan mendapatkan berbagai kandidat talent.

Perusahaan dapat menyajikan semua informasi yang diperlukan terkait pekerjaan, karier, dan pengembangan pribadi setiap karyawan di portal online.

Baca Juga: Dear HR Manager, Ini Pentingnya Gunakan HRIS

Situs lowongan kerja adalah alat promosi yang bagus untuk perusahaan. Jadi jelas teknologi sangat bisa membantu HR dalam merekrut talenta terbaik.

Otomatisasi Proses HR

HR dan aktivitas pengelolaan sumber daya manusia adalah domain yang sangat kompleks yang melibatkan banyak proses. Dan sering terjadi HR menghabiskan terlalu banyak waktu mereka yang berharga untuk kegiatan administratif yang monoton alih-alih berfokus pada masalah yang lebih strategis.

Implementasi teknologi ke dalam alur kerja HR dapat membebaskan para profesional dari sejumlah besar pekerjaan rutin. Otomatisasi proses menghilangkan dokumen, mempercepat pelaksanaan banyak tugas, dan berkontribusi pada kinerja yang lebih efisien.

Kemajuan teknologi berarti perusahaan dapat menggunakan inovasi terbaru, seperti otomatisasi proses filtering resume dan menambah realitas kepada karyawan baru.

Baca Juga: Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal 

Analisis HR

Teknologi dapat memberikan HR akses ke proses analisis yang jauh lebih canggih, membawa pekerjaan mereka ke tingkatan baru yang lebih tinggi. Sebelumnya, HR masih banyak mengandalkan feeling dan intuisi ketika mengevaluasi karyawan, tingkat motivasi dan kepuasan mereka, dan efisiensi proses HR.

Sekarang, HR dapat mengandalkan data dan melihat semua proses dan hasil kerja tercermin secara kuantitatif, dalam bentuk angka. Dengan bantuan analisis, HR juga bisa melakukan pelacakan kandidat atau karyawan yang sudah keluar.

HR dapat melacak perjalanan kandidat dan melihat pada titik mana sebagian besar orang menolak (atau menerima) tawaran, berapa banyak orang yang terlibat dalam proses, berapa persen karyawan membuka email mereka, dan banyak hal lainnya yang dapat dieksplorasi lebih jauh.

Dengan cara ini, HR dapat membuat keputusan berdasarkan data dan menggunakan pengalaman masa lalu sebagai dasar untuk melakukan desain ulang dan mengoptimalkan proses saat ini.

Salah satu teknologi yang bisa diadopsi adalah HRportal atau portal HRIS.

Transformasi Digital HR: Lebih Aman dan Accessible

HRIS sangat membantu proses kerja HR secara umum. Fitur-fitur yang krusial dalam mendukung proses kerja dimasa new normal seperti saat ini antara lain:

Cloud-Base Data

Aktivitas pekerjaan yang dapat dilakukan dimana saja tidak membuat HR terikat dengan tempat dan waktu. Selama ada akses internet, maka pekerjaan dapat dilakukan baik berupa unduh, unggah dan data processing.

Mobile Application

Saat ini di banyak perusahaan sudah merupakan tuntutan untuk menghadirkan mobile application dalam proses pengelolaan sumber daya manusia.

Karyawan dengan mobilitas tinggi tidak perlu repot-repot membuat janji atau bertemu langsung dengan HR untuk bertanya atau mendiskusikan sesuatu yang berkaitan dengan hak dan kewajiban karyawan.

Aktivitas seperti absensi, pengajuan cuti, pembatalan cuti, permintaan contoh slip gaji perusahaan sudah sangat bisa diakses melalui gawai yang dimiliki karyawan.

Paperless

Dengan seluruh data bersifat softcopy dan tersimpan di cloud–base, maka penggunaan kertas akan sangat menurun dengan signifikan yang berdampak pada jauh berkurangnya pekerjaan HR yang bersifat administratif seperti pencetakan surat dan berbagai dokumen penting lainnya.

Risiko Jika Tidak Transformasi Digital HR

Lantas bagaimana dengan risiko yang dihadapi apabila HR tidak adaptif dan melakukan transformasi digital, yaitu:

Tertinggal Jauh dari Pesaing

Perkembangan dunia bisnis saat ini menuntut segala sesuatu berproses lebih cepat dan cepat lagi. Aktivitas yang tidak banyak memberi added value dan bersifat manual, selayaknya sudah dibuang jauh-jauh dan digantikan proses yang berfokus pada hasil yang bernilai tambah dan otomatis.

HR tidak akan dapat berperan maksimal sebagai business partner karena kelambatannya dalam memasok data atau insight untuk bisnis. Akurasi bisa sama, tetapi yang tercepat itu yang lebih penting dan yang akan jadi pemenang.

Inefisiensi

Berbagai fungsi dan pekerjaan dengan proses manual tanpa sentuhan teknologi tinggi, sungguh menguras banyak biaya dan membengkaknya jumlah sumber daya manusia yang digunakan. Berbanding terbalik dengan teknologi, ia dapat menggantikan sebagian besar proses pekerjaan manual yang repetitif dengan lebih cepat dan akurat.

Tentu saja HRportal yang kurang adaptif dengan teknologi akan berkontribusi pada inefisiensi biaya tenaga kerja secara signifikan.

Kesenjangan Budaya

Struktur organisasi yang besar, pembagian kerja yang tidak maksimal serta jumlah tenaga kerja yang banyak, akan membuat perusahaan sulit untuk menjadi agile. Budaya kerja dan perilaku yang jadul, lama, akan menjadi hambatan besar perusahaan untuk bisa berkembang dan bertahan.

HR yang tidak mampu berperan dalam menyiapkan culture yang adaptif dan agile, akan merasakan repotnya mengelola sumber daya manusia dijaman yang serba terkoneksi saat ini.

Baca Juga: Seluk Beluk HR Manager, Berikut Hal-hal yang Wajib Diketauhi

Prediksi Pasca Transformasi Digital HR

Selain transformasi digital, pandemi COVID-19 diyakini menjadi transisi untuk memasuki new way of work. Beberapa prediksi mengenai future of work bisa tergambar sebagai berikut:

Jam kerja (8 pagi ke 5 sore) Bisa Menjadi Sejarah

Ketika karyawan menyesuaikan tuntutan kehidupan kerja dan kehidupan rumah tangga di tempat yang sama, banyak perusahaan melonggarkan peraturan tentang jam kerja.

Dengan banyak karyawan yang bekerja dari rumah sekarang, akan jauh lebih sulit bagi pengusaha untuk menolak fleksibilitas sekitar jam kerja dan pengaturan kerja.

Untuk sebagian besar pekerjaan tipe kantor, karyawan benar-benar dapat melakukan pekerjaan dari jarak jauh, dan dengan teknologi, karyawan dapat mengaturnya sesuai jadwal pribadi. Banyak perusahaan teknologi sudah bekerja dengan jam kerja yang fleksibel sebelum adanya pandemi.

Untuk mempertahankan fungsi struktur organisasi maka HR perlu menetapkan policy kapan jadwal membutuhkan semua orang berada di kantor atau melakukan rapat secara online staf dan kegiatan tim lainnya.

Untuk menciptakan keseimbangan antara waktu kerja dan waktu pribadi, HR melalui para manajer harus bekerja sama secara erat untuk memastikan bahwa tidak ada yang merasa tertekan untuk menanggapi email dan pesan di sepanjang hari.

Rapat Berganti Diskusi di Email atau Pesan Instan

Pandemi telah membuat teknologi mengubah budaya kerja, di mana orang-orang yang sebelumnya tidak terbiasa menggunakan teknologi di tempat kerja tidak punya pilihan selain beradaptasi. Dan dalam beberapa kasus, pekerja menjadi lebih efisien.

Karyawan lebih sabar dalam mempelajari teknologi baru dan terlibat dengan mereka, hanya karena mereka harus melakukannya. Untuk itu, cara kerja dan komunikasi yang umumnya lebih lincah dengan rekan kerja.

Lebih banyak rapat akan menjadi email, dan lebih banyak email akan menjadi pesan instan. Untuk anggota tim yang tidak lagi bekerja bersama di kantor panggilan telepon dan rapat dapat beralih ke video conference.

Baca Juga: Cegah Klaster Baru COVID-19 dengan Mengganti Mesin Absensi ke Aplikasi Online

Menjamurnya Pekerja Paruh Waktu (Freelance)

Situasi pandemi yang memaksa perusahaan merestrukturisasi bukan hanya biaya, tapi juga merampingkan berbagai struktur dan jabatan yang ada didalamnya serta mengurangi risiko tinggi akibat beban biaya PHK pegawai.

Perusahaan mulai banyak yang menganalisa dan evaluasi ulang berbagai pekerjaan yang dapat dialihkan ke pihak ketiga.

Perusahaan hanya berfokus pada perkembangan dan pencapaian dari target yang sudah ditetapkan. Sistem PKWTT atau karyawan permanen akan mulai coba ditinggalkan oleh perusahaan dan satuan pekerjaan tersebut dapat dipilah-pilah dalam project-project kecil yang bisa ditawarkan kepada karyawan paruh waktu.

Risiko beban perhitungan pesangon pensiun di masa mendatang jelas bisa dihindari sejak awal dengan pola kerja seperti ini. Perusahaan hanya benar-benar memastikan karyawan paruh waktu tersebut bekerja optimal dengan mencapai target yang sudah ditetapkan.

Keterangan Tentang Penulis:

Himawan Pramudita adalah seorang praktisi HR dan IR yang telah berkecimpung di berbagai perusahaan di bidang konstruksi, industri dan jasa. Himawan merupakan founder dari website manajemensdm.net dan aktif berbagi ilmu melalui website dan training.

Saat ini Himawan juga seorang HR Partner untuk beberapa UKM, dimana beliau membantu membuat system HR mulai dari Legalitas, Comben Structure, Performa Managemnt, Organization Development, Labor Case dan lain lain. Himawan Pramudita dapat dikontak melalui email himawanp333@gmail.com.

Baca Juga: Karyawan Masuk Kantor Lagi saat New Normal, Apa yang Perlu Disiapkan HR?

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.