Kebijakan Absensi Karyawan, 5 Hal yang Harus Dipertimbangkan

By Septina MuslimahPublished 20 Apr, 2022 Diperbarui 20 Maret 2024

Kebijakan absensi karyawan di tempat kerja adalah salah satu komponen terpenting dari pedoman HRD perusahaan.

Perusahaan yang mendapatkan data absensi dengan tepat dan benar, dapat menawarkan keseimbangan dan fleksibilitas kehidupan kerja yang lebih baik kepada karyawan tanpa mengorbankan tujuan bisnis itu sendiri.

Sedangkan perusahaan yang tidak mengelola data absensi dengan baik sering memiliki data ketidakhadiran tinggi dan produktivitas karyawan yang rendah.

Menurut U.S. Bureau of Labor Statistics, karyawan penuh waktu memiliki rata-rata tingkat ketidakhadiran keseluruhan sebesar 2,9 persen dari total waktu kerja atau dengan kata lain pada hari kerja tertentu, karyawan yang tidak hadir sebesar 3 persen.

Kebijakan Absensi Karyawan, 5 Hal Ini Harus Dipertimbangkan

Pandemi Belum Berakhir, Software Absensi Berbasis Cloud Jadi Solusi

Oleh karena itu, perusahaan butuh kebijakan absensi kehadiran untuk karyawan. 

Kebijakan absensi karyawan terbaik adalah kebijakan yang memberikan imbalan pada tindakan karyawan yang menguntungkan dan mencegah tindakan yang menghambat tujuan bisnis.

Kebijakan perlu menekankan aturan dan konsekuensi yang diberikan. 

Cara terbaik untuk mulai memikirkan kebijakan absensi karyawan yang baru adalah mengumpulkan data absensi sebelumnya dan mempelajari bagaimana berbagai jenis ketidakhadiran yang memengaruhi kinerja perusahaan.

Tingkat Absensi = (Rata-rata Jam Kerja Karyawan x Total Ketidakhadiran) / (Rata-rata Jam Kerja Karyawan x Total Hari Kerja)

Pertimbangkan apakah bisnis saat ini mengalami tingkat ketidakhadiran yang tinggi atau di bawah rata-rata, lalu putuskan bagaimana cara mengatasinya dengan kebijakan baru yang akan diterapkan. 

1. Buat Aturan Sederhana yang Mengatur Absensi 

Kebijakan absensi karyawan terdiri dari aturan absensi dan prosedur ketidakhadiran yang ditetapkan.

Untuk memulainya, tentukan apa itu absensi, ketidakhadiran dan keterlambatan bagi perusahaan. Aturan-aturan sederhana seperti:

  • Bagaimana cara absensi karyawan? Apakah mereka perlu menggunakan absen sidik jari atau menggunakan aplikasi absensi online?
  • Jam berapa karyawan harus absen untuk memulai pekerjaan mereka? Kapan seorang karyawan dianggap terlambat?
  • Kepada siapa karyawan harus menelepon sakit? Jam berapa?
  • Bagaimana seharusnya karyawan meminta dan menjadwalkan waktu istirahat? Apakah ada batasan berapa hari minimal mereka mengabarkan perusahaan atau manajer mereka?

Baca Juga : Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

2. Mematuhi Undang-Undang Ketenagakerjaan 

Baca juga Undang-Undang Ketenagakerjaan sebelum menyusun kebijakan absensi karyawan di perusahaan.

Misalnya dalam memperhitungkan ketidakhadiran karyawan, perusahaan menetapkan kebijakan absensi tentang cuti karyawan. 

Hak cuti karyawan juga nyatanya telah diatur di UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Hak cuti tahunan, sakit, bersalin atau melahirkan, cuti besar, cuti karena alasan penting, cuti bersama hingga upah atau gaji pada masa cuti telah ditetapkan.

Perusahaan harus memastikan tidak melanggar aturan apapun yang terkait dengan kebijakan yang ada di Indonesia.

3. Bangun Fleksibilitas dalam Kebijakan Absensi Perusahaan

Cara Maksimalkan Data Kehadiran Karyawan Dengan Absensi Online Saat WFH

Karyawan generasi milenial dan generasi Z menghargai jadwal kerja fleksibel dan perizinan untuk bekerja dari rumah.

Perusahaan yang memungkinkan karyawan untuk bekerja dengan jadwal yang lebih fleksibel.

Atau mengoptimalkan pemberlakuan work from home dapat mempertahankan atau justru meningkatkan produktivitas karyawan terbaik mereka. 

Bingung memilih mana sistem absensi terbaik? Simak perbedaan di artikel perbandingan sistem fingerprint dan absensi online

4. Tetapkan Aturan Ketidakpatuhan

Setelah menetapkan kebijakan absensi karyawan secara umum, perusahaan harus mempertimbangkan segala konsekuensi bagi setiap karyawan yang tidak mematuhi aturan tersebut.

Prosedur dan aturan kedisiplinan harus adil dan tidak memihak perusahaan atau karyawan dan diterapkan kepada semua karyawan tanpa melihat berapa lama mereka sudah bekerja.

Tidak ada yang boleh sewenang-wenang, baik manajer maupun karyawan.

Sesuaikan juga antara aturan ketidakpatuhan karyawan dengan produktivitas bisnis.

Misal, karyawan dengan sistem bekerja shift terlambat selama 1 jam tanpa pemberitahuan dan di jam krusial.

Maka, perusahaan dapat menganggap karyawan sepenuhnya tidak hadir pada hari tersebut.

Lalu saat karyawan mengajukan tambahan jam kerja, perusahaan dapat memberi bonus tambahan.

Baca Juga : 7 Aplikasi Absensi Online GPS Terbaik untuk Perusahaan Anda

5. Terapkan Kebijakan Baru dengan Aplikasi Absensi Online

Saat mengembangkan kebijakan absensi yang baru atau meningkatkan kebijakan yang lama, pikirkan kemampuan perusahaan untuk mengelola data absensi karyawan secara efektif.

Penggunaan aplikasi absensi online dapat membangun kepercayaan antara perusahaan dengan karyawan dengan melacak data absensi dan lokasi masing-masing karyawan dan memberikan jam kerja fleksibilitas untuk mendukung tenaga kerja modern.

Penggunaan aplikasi slip gaji online seperti Talenta juga memudahkan perusahaan dalam menetapkan kebijakan dan disesuaikan dengan kebutuhan berbagai jenis industri.

Aturan sederhana seperti cara absensi, kepatuhan terhadap Undang-Undang, fleksibilitas jam kerja serta maupun karyawan wfh, sampai aturan pemotongan gaji atas ketidakhadiran juga dapat diterapkan dengan hanya sekali click.

YouTube video
Setelahnya? Biarkan solusi Talenta yang mengurus segala aturan dan kebijakan absensi perusahaan dan langsung dihitung secara otomatis dalam penggajian.

Semudah itu ya?

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis absensi online berbasis web dan android mobile dari Talenta sekarang dengan klik tombol di bawah ini.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Image
Septina Muslimah
Seorang professional yang teliti dan detail. Ia memiliki minat tinggi dengan content writing dan digital marketing, serta aktif mengasah keterampilan menulisnya agar dapat membagikan informasi tentang HR lebih baik.